Профессиональные требования:

• Образование – полное высшее;
• Опыт работы – не менее трех лет;
• Знание иностранных языков – английский intermediate(т.е. уровень, достаточный для: прочитать\ответить на письмо, объясниться по телефону либо в живом общении, без сложных грамматических конструкций);
• Общепрофессиональные навыки:
  
  • способность к высокой концентрации внимания;
  • самомотивация;
  • умение работать в команде, в коллективе, представляющем различные взгляды , убеждения и мировоззрение;
  • готовность работать с жесткими dead-line;
  • владение программами Power Point, Excel;
  • тайм-менеджмент;
  • хорошие коммуникативные навыки;
  • аккуратность, пунктуальность, хозяйственность;
  • сочетание ориентированности на процесс и на результат;
  • опыт административной поддержки ;
  • навыки организации документооборота, сопровождения договоров и кадрового делопроизводства;
  • навыки организации протокольных мероприятий.

Требования, касающиеся личных качеств – общие для компании:

• Без вредных привычек;
• Возраст от 27 до 40 лет .

Обязанности (функционал и виды ответственности):

• Всестороннее осуществление администранивно-операционной поддержки жизнедеятельности офиса, включая:
  
  • координация работы офиса (включая организацию жизнеобеспечения офиса: заказ расходных материалов, канцелярских принадлежностей, воды, чая, кофе, сахара, салфеток, а так же поиск поставщиков и заказ необходимых товаров для офиса, включая мебель);
  • приобретение, учет и выдача расходных материалов;
  • взаимодействие с административно-хозяйственными службами арендодателя (включая переписку) по вопросам жизнеобеспечения офиса (коммунальные службы, диспетчерская и т.д.);
  • визовая поддержка (в т.ч. иностранцев);
  • заказ/бронирование билетов и гостиниц, трансфер (такси для гостей и сотрудников)
  • контроль качества услуг и взаимодействие с клининговой компании (включая документооборот);
  • работа с компанией (коммуникация + документы), обеспечивающей питание работников;
  • взаимодействие с ГУП МОСГОРТРАНС – единые проездные билеты для работников (договор + счета + списки);
  • подготовка и организация корпоративных мероприятии;
  • периодическая административно-организационная поддержка проведения мероприятий по обучению персонала, тренингов, семинаров и т.д.
  • ведение документооборота (регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ее отправка по почте и через курьерские службы);
  • помощь работникам офиса (факс, копирование, сканирование документов);
  • организация приема посетителей (включая их доступ в офис + чай, кофе в переговорную);
  • заказ визитных карточек;
  • оформление пропусков на вынос материальных ценностей из офиса;
  • заказ постоянных пропусков для новых работников компании (включая обновление списков работников и их предоставление администрации арендодателя);
  • стандартные функции по координации информационных потоков в компании;
  • при необходимости – ведение протоколов, составление справок, документов, проектов ответов на письма/запросы
  • прием и распределение входящих звонков, регистрация и передача информации.

Условия:

• Испытательный срок – три месяца.