Первый шаг для руководителя нашей гипотетической компании — заполнить заявку.

Кажется, это несложно — просто скопировать и вставить описание вакансии с hh.ru. На деле нужно учесть ряд нюансов, чтобы предложение стало привлекательным и для рекрутера, который возьмётся за исполнение, и, главное, для соискателя. Заказчик не всегда знает все тонкости, поэтому, начиная с этого этапа и до финала поисков, с ним на связи наши специалисты по поддержке клиентов (нам больше нравится называть их менеджерами заботы о клиентах). Для начала проверяют каждый запрос и помогают наполнить его наиболее функциональной информацией.

Процесс консультирования клиента по оформлению заявки можно сравнить со сборкой конструктора, когда у вас есть какие-то его фрагменты — портрет специалиста, зарплата, которую вы готовы платить ему, условия работы, размер гонорара рекрутеру, сроки работы с вакансией и так далее, а у менеджеров есть понимание, как их сложить, что добавить, что убрать, то есть как ваши ожидания уравновесить с реальностью.

Пропустить этот этап нельзя, потому что он не только позволяет взглянуть на заявку со стороны, чтобы увидеть слабые места и подсветить сильные, но и отмодерировать её — убедиться, что она понятна для соискателей и законна. А это обязательное условие перед публикацией.

Яна Филиппова, ведущий специалист по поддержке клиентов HRspace:
«Я и мои коллеги следим, чтобы в заявке не было дискриминирующих условий, относящихся к ограничениям по полу, возрасту, гражданству, знакам зодиака, когда это не соответствует функциональным обязанностям. Согласитесь, знак зодиака никак не может влиять на работу менеджера по продажам, например? У нас были истории, когда заказчик писал, что желательно, чтобы персональный ассистент директора не носил имени Наталья, Татьяна, Ольга и не был козерогом».

Яна помогает клиентам получить как можно больше пользы от площадки почти с самого старта её работы, с 2017 года (сервис появился в 2016-м). Её профессиональная оптика настроена чётко, и она старается сделать так, чтобы точность не терялась в самих заявках.

Яна Филиппова, ведущий специалист по поддержке клиентов HRspace:
«Мы смотрим на соответствие правилам размещения заявки. Например, в одной заявке некоторые заказчики пытаются указать разный уровень специалистов. Так нельзя. Не получится искать помощника менеджера по продажам, менеджера по продажам и топа в одном лице. Либо рекрутеры для вас ищут помощника, либо менеджера с опытом от года в данной сфере, либо это будет ведущий менеджер по продажам с наработанными базами и опытом, которого учить не нужно, так как он владеет всеми техниками продаж. Логично, что в последнем случае требования к кандидатам будут предъявлять повышенные, и для рекрутера такой поиск будет сложнее, и размер его вознаграждения должен соответствовать».

Отдельно менеджеры помогают настроить фокус по зарплате в заявке на подбор. Это всё-таки один из основных критериев её привлекательности. Если зарплата не на уровне рынка, подскажут. Конкретика цифр вообще крайне важна, подчёркивает менеджер Ирина Никитина, у которой, кроме опыта кадровой работы, ещё и хороший юридический бэкграунд.

Ирина Никитина, специалист по поддержке клиентов HRspace:
«Бывают у клиентов мелкие ошибки. Как правило, указывают только окладную часть, если речь идёт о совокупном доходе. В вилке указывают лишь нижний предел. Либо, наоборот, указывают слишком широко „от и до“. Мы советуем подкорректировать, если какие-то пункты нужно убрать из заявки, связываемся с клиентом и объясняем, что это лучше заменить этим и так далее».

Предположим, герой нашей истории, кстати как и многие реальные клиенты HRspace, выбрал сервис ещё и потому, что он предоставляет гибкие схемы оплаты работы рекрутеров-фрилансеров и позволяет самостоятельно назначать сумму гонорара. Но как понять, какой из трёх вариантов оплаты выбрать?

1) Заплатить сразу после выхода сотрудника.

2) Заплатить, когда он пройдёт гарантийный период.

3) Разбить сумму на две части 50/50.

Определиться с этим предстоит в самом начале работы, важно не ошибиться в схеме, иначе рискуешь отпугнуть исполнителей, подсказывают менеджеры.

Яна Филиппова, ведущий специалист по поддержке клиентов HRspace:
«Например, по условиям заявки сотрудник должен пройти гарантийный период в течение месяца, и только после этого рекрутеру выплатят вознаграждение. В таком случае есть риск, что человек не получит деньги, потому что кандидат не прошёл испытательный срок. Поэтому мы заказчикам объясняем, что они могут даже откликов не получить на такую заявку и потерять комиссию площадки, так и не начав работу (Прим. ред.: комиссия 5% за отмену заявки не распространяется на участников акции „ИТ-подбор под ключ без преград“). Чаще всего работодателей не столько волнует потеря комиссии, сколько то, что результата поисков не будет. Они же приходят на площадку именно за тем, чтобы получить нового человека в штат. К счастью, в большинстве случаев их удаётся убедить, что такая схема выгодна компании, но не выгодна рекрутеру и условия лучше пересмотреть».

Заявка работодателя на поиск программиста появилась на сервисе, и на неё уже даже начали откликаться рекрутеры. Наш заказчик может назначить исполнителя сам — из общего списка (а рекрутеров там более 6000!), а может — из тех, кто уже заинтересовался его заявкой и готов за неё взяться. Но как выбирать, если он первый раз на сервисе и никого из этих людей в деле ещё не видел?

Сперва стоит самому изучить профили фрилансеров, узнать побольше об их специализации и опыте, почитать отзывы других работодателей. Но так как на площадке есть и ветераны профессии, и начинающие, и владельцы кадровых агентств, и работающие соло эйчары, в первый раз определиться, кто из них лучше закроет конкретно вашу потребность и правда может быть сложно. Хорошая новость: для этой задачи тоже есть «проводники» — специалисты поддержки, умеющие направить в нужную сторону. Например, Татьяна Ирхина, которая уже 7 лет вместе с hh.ru и год — один из главных помощников клиентов на HRspace.

Татьяна Ирхина, специалист по поддержке клиентов HRspace:
«Я могу дать рекомендации, отталкиваясь от определённых отзывов других заказчиков, или сделать выгрузку из программы и посмотреть, кто ранее работал над аналогичным проектом. Я также обращаю внимание, своё и заказчика, на описание профиля. Как рекрутер продаёт себя. Смотрю, какие специализации он указал. И рекрутерам я всегда задаю вопрос: какие заявки вы чаще всего закрываете, а что больше любите? Чтобы понимать, как дела обстоят в реальности. Например, человек работает в продажах — умеет, но это ему неинтересно. А вот ИТ-заявки обожает — для него это рост, опыт. Понимание этого помогает нам определиться. Но я всё равно акцентирую внимание клиента на том, что ему самому необходимо с рекрутером пообщаться, понять, насколько комфортно с ним, прежде чем окончательно делать выбор».

А чтобы поиски ИТ-персонала были продуктивными, в команде подбора нужен не просто хороший рекрутер, а виртуоз по привлечению такой категории сотрудников. Уже понятно, что профессиональных охотников за айтишниками на сервисе много и менеджеры с радостью укажут вам на такого.

Ирина Никитина, специалист по поддержке клиентов HRspace:
«Если это поиск узкопрофильного или ИТ-специалиста, здесь нужно понимать, что они не всегда находятся в активном поиске работы. Точнее, практически никогда. Там есть свои инструменты для подбора таких кандидатов. Если ими не владеть, то заказчик может стать заложником ситуации, когда тратит время впустую. Идеально обратиться к специалистам, которые на таком подборе специализируются и уже знают, где искать таких кандидатов, как их замотивировать. Но это умеют далеко не все. У нас есть на площадке рекрутеры, которые работают именно над ИТ-подбором и знают все тонкости отрасли. Когда мы получаем такую заявку, мы рассказываем об этих исполнителях. Если они уже откликнулись, советуем одобрить именно этих рекрутеров».

В целом же профиль рекрутеров HRspace настолько широк, что они закрывают заявки от поиска заводчиков фазанов до амбассадоров международных компаний и комментаторов спортивных матчей в прямом эфире, свободно владеющих японским и хинди. А главное, фрилансеры понимают, как обращаться с болями компаний-гигантов и микробизнеса, так и тех, кто где-то между ними. Опыт и инструменты позволяют гибко подстраиваться под большинство вызовов разных индустрий.

Ирина Никитина, специалист по поддержке клиентов HRspace:
«У нас очень много заявок размещается в сфере продаж. Мне кажется, сейчас подавляющее большинство заявок — либо менеджеров по продажам, либо руководителей отделов продаж. Это чаще индивидуальный подбор. То есть бывает, что размещают на подбор двух-трех таких специалистов, но не сказать, что массово требуются люди. Массовый подбор — это больше про рабочий персонал. Такие заявки, кстати, у нас сейчас тоже активно размещаются. Линейные позиции, грузчики, комплектовщики, водители. Здесь вопрос стоит не в том, что это сложно, здесь проблема в собственных ресурсах. Бывают ситуации, когда есть HR-отдел, но своими силами он не справляется, и требуется привлечение дополнительных рук. В кадровые агентства заказчики может и готовы были обратиться, но бывает, что слишком невыгодно идти туда с такими запросами».

Хотя есть и то, в чём HRspace бессилен: если вам требуется сотрудник в конкретном маленьком и отдалённом городе или посёлке, с зарплатой 20 000 ₽, и вы не готовы рассмотреть ни удалённый вариант его работы, ни повышение оклада — тут, увы.

Вернёмся к заказчику из легенды. Наш клиент настроен работать только с лидерами площадки и хочет выбирать исполнителей из самых лучших сотрудников. Как ему сузить круг? Заглянуть в топ-10, который сервис составляет ежегодно по итогам количества закрытых заявок рекрутеров.

Заказчик может выбрать от одного до трёх человек для работы над вакансией. Но в HRspace считают, что эта опция объективно нужна не всегда. Для некоторых задач усилия сразу нескольких рекрутеров, возможно, необходимы. Но нередко всё наоборот: работая вдвоём или втроём над одной заявкой, специалисты буквально толкаются локтями — кадровый рынок всё равно один, хотя и большой, каналы поиска пересекаются. Поэтому они могут не только мешать друг другу, но и тормозить сам подбор. А это не выгодно никому.

Идти за советом по количеству рекрутеров на заявку вновь стоит к специалистам поддержки. Один из них — Анна Виноградова, которая и сама до прихода на HRspace 10 лет работала в подборе, поэтому её рекомендации основаны на личном опыте.

К слову, сервису важно, чтобы, начиная работу с ним, вы понимали, как тут всё устроено, и могли самостоятельно ориентироваться, поэтому для каждого клиента проходит онбординг.

Анна Виноградова, специалист поддержки клиентов HRspace:
«Обычно на следующий день, после того как заявка размещена, я связываюсь с клиентом, знакомлюсь, рассказываю немного об интерфейсе площадки, о том, как нужно взаимодействовать с рекрутерами, что у нас принято, что не принято, как лучше себя с ними вести и так далее. Отвечаю на вопросы. Потом обзваниваю клиентов примерно раз в две недели — узнаю, как дела. Если есть вопросы, отвечаю».

Наконец, заявка обрела своего исполнителя или исполнителей — начались поиски кандидатов. На этом отрезке пути менеджеры и специалисты HRspace по-прежнему остаются рядом с заказчиком.

Татьяна Ирхина, специалист поддержки клиентов HRspace:
«Когда человек уже выбрал рекрутера, вопросы в процессе работы всё равно могут возникать. Например, когда малая активность по заявке, мы вместе с заказчиком думаем, как можно повысить её и продуктивность работы рекрутера. Мы можем расширить команду и пригласить кого-то ещё поработать над ней. Либо улучшить условия для рекрутера. И поддержка идёт до конца, до закрытия заявки».

Ещё один тонкий момент — коммуникация заказчика с рекрутером. Иногда нужно подкрутить скорость обратной связи первых, чтобы вторые могли двигаться дальше по цепочке подбора и эффективно выполнять свою работу.

Анна Виноградова, специалист поддержки клиентов HRspace:
«Я всегда советую оперативно давать обратную связь рекрутерам — по резюме, по собеседованиям. Очень важный момент! В договоре оферты на это отводится 5 рабочих дней, времени достаточно. Но я каждому клиенту рекомендую выходить на связь в течение 1–2 дней, чтобы кандидат мечты не принял оффер конкурентов — чем быстрее ответите рекрутеру, тем больше шансов забрать сильного эксперта себе».

Поскольку любое общение не исключает спорные и даже конфликтные ситуации, менеджеры выступают на площадке ещё и в качестве медиаторов, чтобы каждая из сторон процесса чувствовала себя безопасно.

Анна Виноградова, специалист поддержки клиентов HRspace:
«Бывает, что клиент не хочет отмечать выход сотрудника. Здесь тоже нужно понять, что случилось, связаться с заказчиком, объяснить пункты нашего договора оферты и перевести общение в правильное русло, чтобы не было конфликтов. Чтобы и рекрутер не был обижен, и заказчик к нам вернулся с размещением следующей заявки».

Организационная и моральная поддержка — это не всё. Сервис берёт на себя также документооборот и юридические гарантии.

Виталий Крымов, руководитель продукта HRspace:
«Мы сопровождаем с закрывающими документами: есть клиенты, которые на прямых договорах с нами, а есть клиенты на двусторонних — в таком случаем мы можем написать рекрутеру, уточнить, всё ли хорошо. В этом плане оказываем полную поддержку».

Пока идёт подбор, клиент и рекрутер общаются в чате площадки. Во всяком случае, в идеале должно быть так, и на то есть свои причины. В первую очередь ради надёжности и прозрачности процессов.

Виталий Крымов, руководитель продукта HRspace:
«Понимаю, что наш чат пока не идеален и клиенты часто уходят в мессенджеры, но мы не можем проверить переписку там, подтвердить её подлинность и опираться на неё в случае спора. Поэтому оставаться в чате очень важно».