От аналитики до креатива: как маркетплейс масштабирует подбор с помощью инструментов онлайн-рекрутинга

Узнали у Алины Сибгатуллиной, руководителя отдела подбора, как HR-департамент справляется с вызовами в контексте найма, какие инструменты онлайн-рекрутинга использует и как помогает облачная CRM-система Talantix.

KazanExpress: структура HR-команды

Подбором, адаптацией и развитием персонала занимается HR-департамент, который состоит из нескольких подразделений:

• отдел подбора;
• отдел корпоративной культуры — внутренние мероприятия и тимбилдинг;
• отдел охраны труда;
• отдел компенсаций и льгот;
• отдел кадров;
• корпоративный университет, в который входит отдел адаптации новых сотрудников.

Отдел подбора самый большой — порядка 30 сотрудников.

Рекрутеры компании ведут подбор на самые разные позиции — ищут ИТ-специалистов, экспедиторов, водителей, курьеров, сотрудников складов и администраторов пунктов выдачи, специалистов в бэк-офис. Поток найма подвержен сезонности — меняется из-за праздников и зависит от ритма жизни компании. Например, в феврале 2023 года, когда стали запускать первую очередь логистического комплекса в Нижних Вязовых, его нужно было укомплектовать очень быстро.

Внедрение CRM-системы: как в результате проб и ошибок в компании пришли к Talantix

С такими темпами масштабирования внедрение рекрутинговой CRM стало для компании необходимостью, но прежде чем найти свою систему, KazanExpress попробовала несколько вариантов. Стартовали с Excel, но со временем его ресурса стало недостаточно, и в KazanExpress задумались о поиске профессионального решения. Тогда обратили внимание на одну рекрутинговую CRM-систему, которая временно дала бесплатный доступ для всех компаний, немного с ней поработали, но вскоре отказались: недоставало аналитики, не было автоимпорта откликов — их приходилось переносить вручную. В итоге решили, что нужна система посерьёзнее.

Исследовав рынок, остановили свой выбор на более внушительном решении и проработали с ним год. В целом система устраивала, но был ряд сложностей: проблемы с настройкой интегрирования, иногда проскакивали сбои и ошибки, служба поддержки медленно отвечала. Для обслуживания системы был нужен ИТ-специалист, но найти сотрудника в штат на такой стек технологий и график работы оказалось практически невозможно. В какой-то момент минусы перевесили плюсы, и команда решила протестировать Talantix, который используют с августа 2022 года и не собираются менять. Вот по каким причинам:

• это удобный инструмент команды подбора, где просто создавать нужные бизнесу воронки — разные под разные направления;
• есть аналитика и возможность выгружать её в форме отчётов;
• можно привлекать линейных руководителей к подбору;
• прямо из системы можно отправлять кандидатам сообщения по WhatsApp, Viber и Telegram, рассылать СМС;
• внимательная клиентская поддержка, работающая без выходных с раннего утра до позднего вечера.

Как сейчас устроен подбор: примеры воронок под линейные и ИТ-позиции

Одна из причин, почему компании нравится работать с Talantix, — возможность строить любые воронки. Их можно собрать из любого количества этапов под разные типы вакансий, причём система моментально отражает все изменения — например, если добавились новые кандидаты или кто-то отказался и рекрутер указывает причину.

Дополнительное удобство — возможность добавлять в CRM-систему внутренних заказчиков. Раньше в компании сталкивались с тем, что линейные руководители пишут в чатах: «А что там с моей вакансией? Какая воронка на сегодня?» Рекрутер не может отменить все свои дела и пойти считать воронку, поэтому решили, что всех заказчиков нужно понемногу добавлять в систему: и рекрутерам проще, и у линейных перед глазами полная картина найма с доступом 24/7. Начали с регионального подбора, а теперь масштабируют этот подход — и сейчас в системе уже порядка 50 заказчиков.

Есть небольшая сложность в том, что рекрутер может забыть отметить что-то в системе, поэтому в компании продолжают вносить данные одновременно в Talantix и в Excel, ведь если что-то потеряется, уже не восстановить, а значит, это потенциальные ошибки в воронках и в отчётности, что напрямую влияет на бизнес-решения. Поэтому важная задача — прийти к пониманию ответственности.

Провели эксперимент: была группа рекрутеров, которые передвигали кандидатов по всем этапам воронки, велась отчётность. В результате аналитик сделал выводы, что если никто не нарушает договорённости, аналитика работает идеально, и все данные отлично сводятся. Поэтому, как только рекрутеры полностью привыкнут к системе и будут вносить данные, в компании перейдут исключительно на Talantix.

Команда подбора смотрит на рыночные бенчмарки, строит воронки найма по разным вакансиям и учится системно работать с данными. Эффективно нанимать на массовые позиции помогают выводы, которые команда сделала из своего опыта и которые вылились в не самую стандартную воронку и инструменты отбора с ознакомительным днём, стажировкой на складе-тренажёре, экзаменами и внутренними чек-листами.

«Обычно у нас нет большого отсева. Бывает, человек сам понимает, что какая-то позиция не его — например, не хочет работать на складе. Тогда мы предлагаем ему другие позиции в компании — например, у нас есть большая фотостудия, и если человек творческий, можем рекомендовать его на работу туда».

Понимание нюансов рынка может сильно влиять на воронки и подходы к найму. Например, все понимают, что айтишников нужно нанимать быстрее, поэтому воронка тут в два раза короче.

Без аналитики нет роста: HR-метрики, с которыми работают в компании

По мере роста компании всё большую роль начала играть HR-аналитика: если на старте ей почти не уделяли внимания, то сегодня команда подбора работает в связке с внутренним бизнес-аналитиком и постоянно мониторит воронки. Данные регулярно показывают бизнесу, они влияют на все показатели, в том числе и на мотивацию рекрутеров.

Ключевые метрики для анализа

Не только цифры, но и креатив

Чтобы привлекать стабильно высокие потоки кандидатов, в компании экспериментируют и стараются быть оригинальными. Если в случае с офисными позициями основные источники — hh.ru и реферальная программа, то в массовом подборе это самые разные каналы — от «Авито» и коллаборации с центрами занятости до рекламы в социальных сетях, на радио и в кинотеатрах.

Для усиления самых разных вакансий тестируют онлайн-форматы продвижения. Например, в феврале — марте 2023 года протестировали сразу несколько инструментов для роста охвата целевой аудитории и привлечения кандидатов в ряде регионов: «Вакансия дня ТУРБО ОТКЛИК», СМС-рассылки, hh Сегменты, мобильная реклама.

Вот некоторые кейсы и результаты:

Вместо резюме: сила — в людях

Главное конкурентное преимущество KazanExpress — отношение к людям:

«Все кандидаты, которые приходят в компанию, для нас — наши клиенты. Неважно, останется человек работать или нет. У нас есть понимание, что нам важны все. Специалисты склада и линейные сотрудники — это люди, без которых мы ничего не сделаем, и это люди, которыми мы гордимся».

Поэтому компания тратит много внимания на то, чтобы дать лучшие условия каждому в команде: бесплатное двухразовое питание, единый полис ДМС без разделения по должностям, внутреннее обучение, уважение и забота. И это работает.

«У нас есть сложившаяся традиция на периоды праздников и распродаж, когда заказов становится кратно больше обычного. Если на складе не хватает сотрудников и ребята начинают перерабатывать, мы всей командой офиса собираемся, одеваемся в форму склада и упаковываем товар, чтобы наши клиенты вовремя получили свои заказы».

* Фотографии предоставлены компанией