Чек-лист по процедуре сокращения сотрудников

Существует два варианта сокращения — численности или штата.

В чём отличия?

Сама процедура обычно состоит из 6 этапов:

1. Принятие решения о сокращении.
2. Формирование списка сотрудников, которые не попадают под него.
3. Уведомление работников о начале процедуры.
4. Предложение вакантных должностей.
5. Уведомление профсоюза (при наличии) и центра занятости населения.
6. Оформление увольнений и переводов.

Далее поговорим о каждом этапе подробнее, а если вы хотите свериться с Трудовым Кодексом, статья, которая регламентирует этот вид увольнения, — ст. 81 ТК РФ.

Этап 1

Принимается решение, что будет произведено сокращение. Как правило, до этого компании используют другие меры — например, оформляют простой. Если подобные шаги уже не эффективны, или руководство не считает их полезными, то принимается управленческое решение о сокращении. Его оформляют приказом. Как правило, в нём указывают дату начала действия нового штатного расписания либо перечисляютс изменения в нём.

При издании приказа необходимо учитывать сроки уведомления сотрудников о будущем сокращении (не менее чем 2 месяца). Например, если вы планируете сокращение в августе, то приказ об этом надо издать не позднее июня. Изменения в штатном расписании тоже могут быть внесены не ранее двух месяцев с даты извещения сотрудников.

Этап 2

Когда решение о сокращении принято, важно определить список работников, которых придётся увольнять. Особенное внимание уделите тем, кто не подлежит увольнению или имеет право на преимущественное оставление на работе.

Трудовое законодательство запрещает сокращать следующие категории работников:

• Беременных.
• Женщин с детьми в возрасте до 3 лет.
• Одиноких матерей и иных лиц, воспитывающих ребенка без матери или воспитывающих ребенка-инвалида до 18 лет.
• Одиноких родителей, воспитывающих ребенка до 14 лет; родителей (законных представителей), являющихся единственными кормильцами ребенка-инвалида до 18 лет.
• Родителей (законных представителей), являющихся единственными кормильцами ребенка до 3 лет в семье с 3 и более малолетними детьми, если второй родитель не работает.

У некоторых сотрудников есть право на преимущественное оставление на работе.

Согласно ст. 179 ТК РФ, в случае сокращения численности приоритет у работников более высокой квалификацией и производительностью труда. Если вы сокрашаете штат, то это правило не действует: сравнивать работников можно только в случае выполнения ими одинаковых функций.

Если несколько работников имеют аналогичную производительность и квалификацию, преимущество отдается следующим категориям:

• Инвалидам.
• Изобретателям.
• Работникам, допущенным к государственной тайне.
• Работникам, удостоенным высшего звания (награжденным государственными наградами высшей степени).
• Работникам с двумя или более иждивенцами (нетрудоспособных членов семьи, находящихся у него на полном содержании или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию).
• Работникам, в семье которых нет других членов с самостоятельным заработком.
• Работникам, получившим у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание.
• Инвалидам боевых действий.
• Работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от производства.
• Работникам — родителям детей до 18 лет, если второй родитель мобилизован на СВО или служит по контракту, участвует в добровольческих формированиях.

Вы должны составить два списка: сотрудники, которые не подлежат увольнению и те, кого вы будете уведомлять о предстоящем сокращении.

Этап 3

Информирование сотрудников о будущем сокращении — обязательная часть процедуры. Уведомление должно быть в письменном виде, его передают работнику как минимум за два месяца до предстоящего увольнения.

Какого-то стандарта для этого документа не предусмотрено. Обязательно укажите в тексте причины и дату сокращения. Подтверждением факта уведомления является подпись сотрудника. Если он отказывается это делать, документ зачитывают вслух, и составляют акт, в котором ставят свои подписи несколько сотрудников-свидетелей.

Исключения в сроках уведомления:

• Для сотрудников на срочном договоре, срок которого меньше двух месяцев — уведомление направляется за 3 календарных дня.
• Для работников, занятых на сезонных работах, за 7 календарных дней.

Это минимальные сроки. Практика показывает, что лучше уведомлять заранее. Это сократит риск споров и упростит поиск нового места для сокращённых граждан.

Этап 4

Затем работодатель должен предложить сокращаемым сотрудникам вакантные должности (это могут быть аналогичные, нижестоящие и ниже оплачиваемые должности).

Установленной формы для такого документа нет — каждая организация определяет его самостоятельно. Обязательно подготовьте своё предложение в двух экземплярах, и получите подпись сотрудника, что он ознакомился с ним.

Если кто-то из работников согласился занять вакантные позиции, то вы оформляете перевод. Остальных придётся уволить.

Этап 5

Вам необходимо уведомить о принятом решении Центр занятости населения и профсоюз (если он есть). Сроки уведомления такие же, как и для сотрудников, — за 2 месяца.

Этап 6

Сотрудников увольняют на основании приказа руководителя. Производится полный расчёт: остаток заработной платы на дату увольнения, компенсация за дни неиспользованного отпуска, выходное пособие (обычно в размере среднего месячного заработка). Запись вносится в бумажную или электронную трудовую книжку.

Основные ошибки

Когда компания принимает решение о данной процедуре, обязательно учтите, что найдутся сотрудники, которые могут оспорить своё увольнение в суде. Поэтому к подготовке документации и всем срокам и этапам проведения стоит подойти максимально щепетильно.

В случае восстановления сотрудника по решению суда работодателя могут обязать уплатить:

• Средний заработок за всё время вынужденного прогула (ст. 394 ТК РФ).
• Оплата всех судебных расходов (ст. 88 Гражданского процессуального кодекса РФ).
• Возмещение морального ущерба (ст. 237 ТК РФ).

Как видите, цена ошибок довольно высокая. Где их чаще всего можно допустить?

1. Отсутствие письменного уведомления или уведомление, подготовленное с недочётами. Например, если не выдержан срок в 2 месяца. Или сотрудник не был ознакомлен под роспись. Или сам текст документа содержит неполную информацию (отсутствовала дата, причина и прочее).

2. Сотрудники, находящиеся в отпуске или на больничном, извещены с нарушением сроков. Ту часть персонала, кто попадает под сокращение и по ряду причин отсутствует на рабочем месте, лучше уведомить по почте. Для этого вам необходимо подготовить письмо (рекомендуем ценное), обязательно сделать к нему опись и отправить с уведомлением о вручении.

Датой уведомления считается дата получения работником ценного письма.

Если у вас в компании разговоры по мобильным телефонам или видеовстречи являются частью деловой коммуникации, можно поступить так: позвоните сотруднику и расскажите о необходимости получить уведомление. Причём сделать это нужно по громкой связи и при свидетелях. Разговор зафиксируйте актом. Он подтвердит, что вы как работодатель сделали всё возможное, чтобы вовремя уведомить работника о сокращении.

3. Сокращаемому сотруднику не предложили открытые вакансии (если они подходят ему по квалификации, состоянию здоровья). Их нужно предлагать не только при вручении уведомления, но и по мере их появления в течение двух месяцев, пока действует срок предупреждения об увольнении в связи с сокращением. Некоторым сотрудникам удается восстановиться на работе именно из-за того, что им предложили не все вакансии.

Итоговый чек-лист по процедуре

Пусть эти знания пригодятся вам только в теории. Ну а если уж бизнес-ситуация вынудит вас сокращать коллектив — вы точно готовы и знаете, как правильно действовать.