Искусственный интеллект в документообороте: как применять и не пустить всё «под откос»?

Сегодня бизнес всё чаще выступает за внедрение искусственного интеллекта в свои процессы. В среднем каждый робот с ИИ сберегает, в зависимости от конкретного участка, от 0,5 до нескольких FTE (Full Time Equivalent — эквивалент полной занятости, включённости сотрудника в рабочий процесс). Внедрение занимает в основном от двух недель до пары месяцев — в зависимости от сложности задачи, которую предстоит решать. Также на рынке появляется всё больше решений, разработанных таким образом, чтобы оптимизировать их работу за счёт ИИ. Такие решения прекрасно подходят для обновления «легаси» информационных систем (Legacy Systems — унаследованные системы — это продолжающие использоваться устаревшие методы, технологии, вычислительные системы или приложения), благодаря чему можно кратно увеличить эффективность процессов компании.

Безусловно, прежде чем приступать к внедрению такого типа технологий, руководство компании должно чётко проанализировать ситуацию в целом, осознать как преимущества, так и потенциально возможные трудности в процессе внедрения роботов. При этом подобные инновации логично реализовывать, когда имеется конкретная потребность, ведь, будучи «спущенными сверху» инициативами, они могут идти вразрез с реальными процессами компании и рискуют так и остаться RnD-проектом «на полке».

Где ИИ будет на своём месте?

Сегодня ИИ демонстрирует хорошие результаты в распознавании, классификации и оценке корректности оформления финансовых документов. OCR-системы (Optical Character Recognition — технология автоматического анализа текста и его превращения в данные, которые может обработать компьютер) позволяют роботам или специализированным инфосистемам читать, классифицировать, извлекать из документов нужную информацию, принимать логические решения, ускоряя и повышая точность обработки данных в процессах, обслуживающих бухгалтерию, казначейство и работу с персоналом. Они хороши в мониторинге, сборе и анализе информации из внутренних источников компании или с внешних ресурсов, не говоря уже о подготовке отчётов, презентаций и т. п. А самое приятное и важное — ИИ может обеспечить сплошной контроль качества в процессе, что часто является ключевым преимуществом — реальной «киллер-фичей».

Долго запрягаем — быстро едем?

Когда заходит речь о внедрении чего-либо нового в привычные процессы компании, одним из первых вопросов становится «Как много времени потребуется, чтобы всё поставить на новые рельсы?», и здесь необходимо отметить, что процесс внедрения зависит от сотни факторов. Быстро внедряется только то, что не потребует специфической настройки. Так что, если бизнес готов менять под уже существующее ПО свои процессы, внедрить систему на базе или с использованием ИИ можно и за месяц. Готового робота, который позволит автоматизировать тот или иной участок (выгрузка определённых данных из почты или БД, сверка данных или документов, что-нибудь в сфере кадрового администрирования и т. д.).

Однако, если говорить именно о заточенном под потребности конкретного бизнеса решении, разработка с продуманным дизайном процессов и другими консалтинговыми и верификационными аспектами плюс само внедрение займут до полугода.

Трудности внедрения

Основная сложность — найти достаточное количество данных нужного качества и организовать их правильную разметку с привлечением экспертных ресурсов, чтобы обучить ИИ, «воспитать его под себя». Это всегда нелёгкая задача, поэтому на таких проектах целесообразно задействовать кросс-функциональные команды опытных консалтеров и ИТ-специалистов, как это делаем мы.

Кроме того, придётся преодолеть недоверие к результатам работы ИИ. К сожалению, диапазон восприятия искусственного интеллекта в качестве «коллеги и партнёра» на клиентской стороне всё ещё колоссален: от энтузиазма и «ух ты, как круто!» до тотально предвзятого недоверия. В некоторых компаниях, бывает, доходит и до того, что сотрудники продолжают вести записи, например, в Excel параллельно с использованием инструментов с ИИ — «на всякий случай». Чтобы не сдаться на полпути, стоит помнить, что укоренение любой полезной привычки потребует времени и постпроектного сопровождения.

Какие выгоды?

Основные результаты от внедрения ИИ — экономия, прозрачность, непредвзятость и стабильность качества. В первую очередь за счёт того, что с использованием ИИ потребуется меньше «рук» на выполнение систематически повторяющихся задач, высококвалифицированные сотрудники смогут сосредоточиться на стратегических целях бизнеса, а не «убийце времени» — бэк-офисной рутине.

Работа ИИ не только более прозрачна, чем деятельность, связанная со всеми рисками «человеческого фактора». Она гарантирует высочайшее, соответствующее заложенным в KPI всех уровней качество выполнения любой операции или функции. Так что и экономия за счёт внедрения ИИ выходит двойная: как непосредственно на человекочасах, так и на решениях по контролю корректности выполнения задач.

А самое главное, роботы с использованием технологий ИИ — это «мостик», уже уверенно перекинутый из настоящего в будущее. Так для чего же позволять своему бизнесу застревать в прошлом?