Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть у каждого, с кем компания заключила трудовой договор. Режим, срок договора и должность значения не имеют: гарантия одинакова для работника на полной ставке, на полставки и на срочном договоре. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые такого права не получают — трудовых отношений с ними нет.
Право на ежегодный отдых за первый рабочий год возникает через шесть месяцев непрерывной работы. По договорённости работодатель вправе отпустить человека и раньше.
Есть категории работников, которым отпуск предоставляют по заявлению до истечения шести месяцев. К ним относят, например:
За второй и последующие рабочие годы дают в любое время по графику.
Рабочий год отсчитывают не с 1 января, а со дня приёма на работу. Например, если человек приступил к исполнению обязанностей 12 марта, его рабочий год длится по 11 марта следующего года.
Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней за рабочий год. Нерабочие праздничные дни, которые попали на этот период, в период отдыха не входят и не оплачиваются. Например, сотрудник взял 14 календарных дней с 1 марта. 8 марта — праздничный, в счёт отпуска он не идёт, поэтому последним днём отдыха будет не 14, а 15 марта. Оплатит работодатель те же 14 дней.
Отдельным категориям работников или за особые условия труда закон предусматривает удлинённый основной или дополнительный оплачиваемый отпуск. Ниже некоторые из этих случаев.
|
Кому |
Продолжительность ежегодного отпуска в календарных днях |
Основание |
|
Всем, с кем заключён трудовой договор |
28 |
|
|
Работникам младше 18 лет |
31 |
|
|
Сотрудникам с инвалидностью |
Не менее 30 |
|
|
Занятым на вредных и опасных работах |
28 плюс не менее 7 дополнительных |
|
|
Работникам с ненормированным рабочим днём |
28 плюс не менее 3 дополнительных |
|
|
Работающим в районах Крайнего Севера |
28 плюс 24 дополнительных |
|
|
Работающим в местностях, приравненных к Крайнему Северу |
28 плюс 16 дополнительных |
Компания вправе по собственной инициативе дать сотруднику больше дней отдыха, чем установлено законом, — например, за стаж или какие-то достижения. Эти привилегии работодатель закрепляет в коллективном договоре или локальном акте.
Ежегодный отпуск обычно делят на части, но одна из них должна быть не короче 14 календарных дней. Очерёдность определяет график отпусков, его форма произвольная. Компания должна утвердить его не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря.
График полезен для обеих сторон: работник не выбирает время произвольно, а работодатель не меняет его в одностороннем порядке. Но есть исключения: работники, которые вправе выбрать удобное для себя время. К ним в том числе относятся:
«График отпусков — не формальность, а обязательный документ для обеих сторон. Он фиксирует очерёдность, и работодатель обязан с ней считаться: сдвинуть даты в одностороннем порядке нельзя. Но и сотруднику, который ушёл отдыхать вне графика и без согласованного заявления, подтвердить законность отпуска будет нечем — формально это прогул».
Даты согласуют заранее — обычно в декабре, когда компания собирает пожелания сотрудников и утверждает график отпусков. Спрашивать каждого кодекс не обязывает: он требует учесть только мнение профсоюза, если тот есть в компании. Но собранные заранее пожелания снимают большую часть будущих споров.
Известить работника о начале отпуска под подпись работодатель должен не позднее чем за две недели. Форма любая: отдельное уведомление, ведомость ознакомления или графа в графике отпусков.
Если сотрудник хочет сдвинуть даты, взять отпуск авансом или относится к льготной категории, понадобится заявление. Новый период согласуют отдельно и вносят в график.
Компания использует унифицированную форму Т-6 или свою: с 2013 года унифицированные формы необязательны. Сотрудник должен ознакомиться с приказом под подпись.
В табеле учёта рабочего времени дни отпуска отмечают буквенным кодом ОТ или цифровым 09.
Сумму считают по среднему заработку. Деньги должны прийти сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Отпускные считают по среднему дневному заработку: берут всё, что сотрудник заработал за последние 12 месяцев, и выводят из этой суммы стоимость одного дня отдыха. С 1 сентября 2025 года порядок расчёта регулирует постановление Правительства № 540. Об остальных изменениях в трудовом законодательстве мы рассказывали отдельно.
При расчёте учитывают оклад, надбавки, доплаты, премии по системе оплаты труда, оплату сверхурочной работы и работы в выходные. Выплаты социального характера не берут: материальную помощь, оплату питания, проезда и обучения.
Подробнее о том, из чего складывается доход сотрудника, — в статье «Оклад и зарплата: в чём разница».
Средний дневной заработок = Заработок за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3
Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска
Число 29,3 в формуле — среднемесячное количество календарных дней. Это постоянная величина, её закрепил Трудовой кодекс: она одинакова для всех работодателей и не зависит от того, сколько дней в конкретном месяце.
Пример. Менеджер уходит в отпуск на 14 календарных дней. За расчётный период — предыдущие 12 месяцев — ему начислили 960 000 ₽, все месяцы отработаны полностью.
960 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2730,37 ₽ — средний дневной заработок
2730,37 × 14 = 38 225,18 ₽ — отпускные до вычета НДФЛ
Формула действует, когда сотрудник отработал все 12 месяцев целиком. Месяц с больничным, отдыхом или командировкой считают отдельно: 29,3 делят на число календарных дней месяца и умножают на дни, которые пришлись на работу.
Пример. Сотрудник болел с 1 по 10 июня. В июне 30 календарных дней, на работу из них пришлось 20: 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53. Заработок делят уже не на 12 × 29,3, а на 11 × 29,3 + 19,53 = 341,83. Дальше всё как в примере выше — результат умножают на дни отдыха.
С отпускных удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы — как и с зарплаты.
Перевести отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отдыха. Календарные это дни или рабочие, закон не уточняет, поэтому безопаснее отсчитывать рабочие. Если дата выплаты выпадает на выходной, деньги перечисляют накануне.
Если работодатель по каким-то причинам задержал выплату, он доплачивает проценты — не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки. А ещё трудовая инспекция вправе оштрафовать компанию.
«Каждое нарушение срока выплаты отпускных может повлечь для работодателя административную ответственность, поэтому важно не только своевременно формировать график, но и внимательно следить за сроками выплат».
Работодатель продлевает или переносит отпуск, если отдых сорвался по причинам, которые называет Трудовой кодекс. Рассказываем, что делать в каждом случае.
|
Что случилось во время отпуска |
Что делает работодатель |
|
Сотрудник заболел сам и открыл больничный лист |
Продлевает отпуск на дни болезни автоматически: заявление не нужно, человек выходит на работу позже. По договорённости дни можно вместо этого перенести на другой период — тогда работник пишет заявление |
|
Сотрудник ухаживал за заболевшим ребёнком или другим родственником |
Ничего не меняет: отпуск не продлевается и не переносится |
|
Сотрудник исполнял государственные обязанности: был присяжным, работал в избирательной комиссии, вызывался в суд или военкомат — на это время кодекс обязывает освобождать от работы |
Продлевает отпуск на число этих дней или переносит |
|
Отпускные пришли позже чем за три дня до начала отдыха, или о дате начала предупредили меньше чем за две недели |
Переносит отпуск на срок, который работник выберет сам |
По инициативе работодателя перенос допускается только в исключительных случаях, с письменного согласия работника и не дальше чем на следующий рабочий год. Не отпускать человека два года подряд и более закон запрещает.
По общему правилу вызвать человека на работу досрочно разрешено только с его согласия. Отказ не считается нарушением дисциплины. Сотрудников младше 18 лет, беременных женщин и занятых на работах с вредными и опасными условиями нельзя отзывать из отпуска совсем.
Когда потратить оставшиеся дни, работник выбирает сам: берёт их в удобный момент текущего рабочего года или присоединяет к отпуску в следующем. Отпускные за эти дни пересчитывают.
При увольнении компенсацию выплачивают за все неиспользованные дни, сколько бы их ни накопилось. Если человек уходит по сокращению, эта сумма входит в общий расчёт вместе с выходным пособием.
По общему правилу пока сотрудник работает, деньгами заменяют только часть сверх 28 календарных дней и только по письменному заявлению. Основные 28 дней компенсировать деньгами нельзя.
Такие нарушения трудовая инспекция квалифицирует по статье 5.27 КоАП.
|
Нарушение |
Должностное лицо и ИП |
Компания |
|
Нет графика отпусков, работника не предупредили о дате, отпуск не предоставили |
Предупреждение или 1000–5000 ₽ |
30 000 — 50 000 ₽ |
|
То же нарушение повторно |
10 000 — 20 000 ₽ должностному лицу или дисквалификация на 1–3 года, 10 000 — 20 000 ₽ ИП |
50 000 — 70 000 ₽ |
|
Отпускные выплатили не вовремя или не полностью |
Предупреждение или штраф: 10 000 — 20 000 ₽ должностному лицу, 1000–5000 ₽ ИП |
30 000 — 50 000 ₽ |
|
Повторная задержка отпускных |
20 000 — 30 000 ₽ должностному лицу или дисквалификация на 1–3 года, 10 000 — 30 000 ₽ ИП |
50 000 — 100 000 ₽ |
Кроме штрафа, работодатель платит работнику проценты за каждый день задержки.