Помощник руководителя научной группы

Новый физтех Университета ИТМО – это творческая команда молодых исследователей, профессоров и студентов. За десять лет совместной работы мы выросли из небольшой лаборатории в крупный научный центр международного уровня. Наша цель и задача - это проводить передовые научные исследования в физике и в смежных областях, а также готовить классных молодых специалистов.

Научно-образовательный центр (НОЦ) - это коллектив объединенный общей темой исследований и разработок,, эффективность которого во многом определяется методами и подходами его управления. Мы приглашаем присоединиться к команде недавно образованного НОЦ Радиофизики в качестве помощника руководителя, который сможет эффективно выстроить и организовать рабочие процессы. Вместе мы сможем развить научную школу в России и обеспечить кадрами ведущие технологические компании!

Обязанности:

• планирование рабочего времени, составление расписания и организация встреч/деловых поездок руководителя группы, напоминание руководителю о событиях и мероприятиях разного рода;

• работа с документами, их получением в организациях и сборе, в хранении документов, в частности работа с входящими/исходящими письмами руководителя, сортировка входящих электронных писем;

• помощь в заполнении документов и сборе информации для университета и фондов;

• прием и перераспределение входящих запросов/задач, включая самостоятельное решение части задач;

• регулярное (не реже одного раза в полугодие) обновление CV руководителя;

• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу;

• ведение протоколов и модерирование повестки заседаний совета НОЦ;

• поддержание в актуальном состоянии списка проектов НОЦ и ответственных, списка сотрудников НОЦ и хранение их данных;

• организация общей встречи сотрудников НОЦ и подготовка информационных слайдов;

• ведение сайта НОЦ, сбор и оформление информации для сайта;

• помощь в оформлении командировок, визовых документов, покупки билетов, бронь отелей и т. п.;

• оформление пропусков для гостей, в т.ч. иностранцев, прием гостей для деловых переговоров;

• взаимодействие с администрацией университета, факультета, фондов;

• поиск информации в Интернете и структурирование.

Требования:

• высшее образование;

• уверенный пользователь ПК, оргтехники, умение пользования облачными сервисами, навыки работы с электронными документами;

• умение работать в команде и навыки коммуникации, знание правил делового общения, делового письма, телефонных переговоров;

• умение планировать собственную работу (в том числе - в условиях многозадачности и при наличии сжатых сроков);

• внимательность, обязательность, и ответственность за правильность результатов;

• владение грамотным устным и письменным русским языком;

• готовность разделить наши ценности и принципы (да, они есть!);

• молодой, международный дружный коллектив профессионалов;

• гибкий рабочий график;

• постоянное развитие, рост и движение вперед;

• возможность предлагать идеи и быть услышанным;

• корпоративный английский язык для сотрудников;

• ежегодный оплачиваемый отпуск;

• корпоративы и мероприятия для сотрудников;

• социальный пакет: официальное трудоустройство, отдых в корпоративном загородном оздоровительном центре, мероприятия для сотрудников и их детей и др.