Административные обязанности
-
Организация бесперебойной работы офиса.
-
Приём и распределение входящих звонков, корреспонденции и электронной почты.
-
Ведение внутреннего документооборота, регистрация и хранение документов.
-
Встреча и сопровождение посетителей, обеспечение позитивного имиджа компании.
-
Подготовка приказов, писем, служебных записок по поручению руководства.
Организация офиса
-
Контроль за обеспечением офиса канцтоварами, техникой, мебелью и прочими расходными материалами.
-
Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (уборка, курьеры, доставка воды и т. д.).
-
Поддержание порядка и комфортных условий работы сотрудников.
Поддержка руководства
-
Организация встреч, переговоров, командировок, бронирование билетов и гостиниц.
-
Ведение календаря руководителя, напоминание о важных встречах и сроках.
-
Подготовка и оформление презентаций, отчётов, протоколов совещаний.
Взаимодействие с персоналом
-
Координация работы вспомогательного персонала (курьеры, водители, уборщицы).
-
Информирование сотрудников о распоряжениях руководства и корпоративных новостях.
-
Участие в организации корпоративных мероприятий.
Дополнительно
-
Контроль исправности оргтехники, взаимодействие с сервисными службами.
-
Выполнение личных поручений руководителя.
-
Ведение баз данных, списков контактов, регистрационных журналов.