Руководитель отдела секретариата и документооборота

ПК «Аквариус» – ведущий российский разработчик, производитель и поставщик компьютерной техники и ИТ-решений для государственных и корпоративных заказчиков. В 2021 «Аквариус» стал 4-м в рейтинге CNews Analytics среди крупнейших российских IT-разработчиков.

Компания основана в 1989 году и сегодня располагает собственным производством международного уровня мощностью более 800 тыс. устройств в год и сетью сервисного обслуживания в 135 городах России.

Наша Компания активно развивается и растет, именно поэтому для нас так важно привлекать в свою команду только лучших - с высоким уровнем профессионализма и вовлеченности!

Руководитель отдела секретариата и документооборота

Требуется квалифицированный специалист уровня руководитель отдела/ старший делопроизводитель с сильной экспертизой работы с документооборотом, который сможет выстроить процесс работы с документами, методологию и повысить уровень делопроизводства в компании, в том числе разработать номенклатуру дел и провести аудит на предмет необходимости создания архива. Желателен опыт в выстраивании системы архива с 0/ опыт участия в проекте. Работа из офиса, есть парковка и ходит корп. транспорт от м. Крылатское/ Ул. 1905г., после испытательного периода возможен гибридный формат работы.

Основные задачи:

• Организация единой системы корпоративного делопроизводства и документооборота, вкл. организацию приема, обработки, регистрации, учета входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
• Разработка номенклатуры дел;
• Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией, оптимизация сроков прохождения и исполнения документов;
• Внедрение ЭДО, вкл. координацию процесса развертывания системы в рабочей среде, разработка и согласование маршрутов движения документов, составление инструкций, пользователя, обучение сотрудников;
• Повышение культуры работы с документами и осуществление организационно-методического руководства и контроля за организацией работы с документами в структурных подразделениях компании;
• Организация Архива компании «с нуля», контроль за выполнением работ по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности компании в соответствии с законодательством РФ;
• Создание центра сервисного обслуживания коллегиальных органов (оформление, согласование протоколов, архив, контроль исполнения поручений, организация заседаний);
• Организация информационно-справочной работы, обучение специалистов подразделений работе с документооборотом.

Пожелания к кандидату:

• Высшее образование (желательно в сфере делопроизводства/ архива);
• Опыт работы в документообороте от 5 лет, руководящий опыт от 2-х лет, также можем рассмотреть без руководящего опыта, но с сильной экспертизой в документообороте, опытом выстраивания процессов и написания методологии документооборота с 0;

• Знание методологии делопроизводства и архивного дела, нормативной документации, касающейся организации делопроизводства;

• Опыт написания нормативных и справочных документов, опыт участия в автоматизации делопроизводства, документооборота и архивного хранения;

• Знание программ на уровне уверенного пользователя: 1С Документооборот, Excel, также будет дополнительным преимуществом опыт с системами Lotus, СЭД Тезис, Контур и Диадок;

• Готовность инициировать и лидировать изменения, нацеленность на результат, а не на процесс, готовность нести ответственность за принятые решения, умение слышать внутреннего клиента, умение работать в команде, позитивное отношение к жизни.

Что мы предлагаем:

• Стать частью крупной стабильной компании разработчике и производителе компьютерной техники и IT‑решений, успешно развивающейся на российском рынке уже более 30-ти лет;
• Возможность профессионального роста и развития;
• ДМС после испытательного периода;
• Грамотная система адаптации;
• Возможность обучаться за счет компании (повышение квалификации);
• Развитая корпоративная культура;
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• График работы 5/2 с 10.00 - 19.00 или с 09.00 - 18.00, после испытательного периода обсуждаем гибридный формат работы.

Ждем Ваше резюме! В отклике просим указать релевантный опыт работы с документооборотом, опыт написания методологии и выстраивания процесса с 0, а также финансовые ожидания.