Офис-менеджер

Здравствуйте, мы компания Финтехсервис - это один из крупнейших поставщиков трафика на рынке спортивной и финансовой лидогенерации, сейчас находимся в поиске офис-менеджера.

НАША ЦЕЛЬ - масштабироваться и захватывать новые сегменты рынка лидогенерации и проводить глубокий анализ больших данных . Для этого мы активно разрабатываем новые инструменты и открываем новые проекты.

Чем ты будешь заниматься:

Административные задачи

• Документооборот — регистрация входящей и исходящей корреспонденции, систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании.
• Делопроизводство — подготовка и оформление внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, протоколов).
• Контроль исполнения поручений — отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам.
• Информационное обеспечение — своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях.
• Взаимодействие с контрагентами — получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний.

  
  Хозяйственные

• Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приёмку, учёт, хранение и выдачу.
• Контроль за состоянием офисного оборудования, коммуникаций. При выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ.
• Организация питания сотрудников — заказ ланч-боксов или готовых обедов, подбор компаний по доставке еды.
• Контроль работы курьеров и техперсонала.

  
  Кадровые

• Распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.).
• Обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии).
• Контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учёта рабочего времени подчинённых.
• Помощь в управлении кадрами — например, фильтрация заявлений о приёме на работу перед передачей руководителю, организация найма и адаптации персонала.
  
  Коммуникационные
• Управление электронной и телефонной перепиской.
• Организация встреч, приёма гостей и материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе.
• Планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий.
• Обеспечение согласованности информации между различными отделами и уровнями руководства.

Ты наш идеальный кандидат, если:

Понимаешь:

• Основы делопроизводства. Стандарты оформления документов, регистрация приказов и корреспонденции, ведение архива.
• Административно-хозяйственная деятельность. Организация закупок, учёт материалов и контроль подрядчиков.
• Деловая переписка. Правила составления писем, служебных записок и отчётов.
• Кадровое администрирование. Оформление отпусков, командировок, табелей учёта рабочего времени.
• Трудовое законодательство. Базовые нормы для корректного оформления документов.
• Этика делового общения. Культура речи, поведение на переговорах, грамотное ведение телефонных разговоров.
• Информационные технологии. Навыки работы с офисным ПО, корпоративными чатами и CRM-системами.
• Бухгалтерский минимум. Понимание отчётности, смет расходов, авансовых документов.
• Тайм-менеджмент. Приоритизация задач, планирование и контроль сроков.
• Корпоративная культура. Знание норм внутреннего взаимодействия и правил делового этикета.

У нас ты сможешь найти:

• Официальное трудоустройство;
• Четкий карьерный путь;
• Бесплатные обеды и снеки;
• Дружная команда без формальностей (общаемся на «ты»);
• Работу в комфортабельном офисе в центре Нижнего Новгорода.

Присоединяйся к команде Финтехсервиса!