Помощник управляющего тюнинг-ателье

О компании:

Fat-Tony - большое тюнинг-ателье полного цикла.

7 отделов (кузовной цех, автосервис, тюнинг выхлопных систем, отдела автозвука и шумоизоляции, отдела пошива салонов, отдел оклейки, отдел детейлинга)

В штате 70+ сотрудников. Площадь 3000м². Работаем с премиальными автомобилями на качество и длительное взаимодействие с заказчиками. Каждый день в работе 40+ автомобилей.

Кого ищем:

Нужен помощник управляющего, который возьмёт на себя рутину, связанную с контролем коммуникаций, срок, ведением заявок, качеством общения с клиентами и порядком в процессах.

Это работа НЕ про творчество. Это работа про порядок, контроль и системность. Это не секретарь и не офис-менеджер. Это правая рука управляющего, тот или та, кто помогает держать компанию в тонусе, чтобы:

- заявки не терялись;

- клиенты получали своевременные ответы;

- сроки соблюдались;

- клиенты приезжали и уезжали вовремя;

- сотрудники работали по регламентам.

ОБЯЗАННОСТИ:

Ежедневный контроль (основная часть работы):

- просмотр чатов менеджеров с клиентами (WhatsApp/Telegram).

- напоминание менеджерам, если клиенту не ответили / не дослали информацию / не согласовали стоимость.

- напоминание менеджеру о повторной связи с клиентом.

- контроль сроков работ по каждому автомобилю.

- проверка записей автомобилей в планировщиках (индивидуально разработанная таблица в Excel).

- контроль корректности переноса работ и уведомления клиентов.

- сбор фото/видео работ от технического центра, проверка на соответствие внутренним должностным инструкциям и тех заданиям.

- проверка соблюдения технических регламентов и стандартов качества.

- мониторинг загруженности отделов и своевременное информирование управляющего.

Коммуникации и клиенты:

- пост-сервисный обзвон клиентов (спросить удовлетворённость, качество, впечатления с внесением информации в сводную таблицу).

- контроль отзывов - сбор обратной связи, фиксация проблем, передача информации руководителю.

- участие в повышении качества сервиса: корректировка скриптов, сообщения менеджерам о недочётах.

Организация и отчётность:

- составление протокола собраний.

- ведение сводной таблицы по каждому автомобилю: когда поступает в работу, статус, сроки, ответственные).

- ежедневный отчёт управляющему: что сделано, где риски, где задержки.

- контроль напоминания клиентам о приезде и отработке переносов приезда.

- фиксация нарушений регламентов, передача на рассмотрение управляющему/руководителям отделов.

- контроль выполнения поручений сотрудниками и соблюдения дисциплины.

- выполнение личных поручений управляющего.

- ответственность за своевременное информирование управляющего о нарушениях сроков или регламентов.

НАШИ ТРЕБОВАНИЯ:

Обязательные:

- опыт работы в административных/координаторских/операционных ролях от 1 года.

- умение работать с большим объёмом информации и многозадачностью.

- грамотная письменная речь.

- ответственность, дисциплина, внимательность к деталям.

- стрессоустойчивость, умение корректно и спокойно общаться с сотрудниками.

- способность к строгому следованию регламентам.

- уверенное владение ПК: таблицы, документы, планировщики, мессенджеры.

Желательно (большое преимущество):

- опыт работы в автосервисе, на СТО, в тюнинг-ателье или детейлинг-центре - преимущество, но не обязательно.

- понимание базовых процессов обслуживания и ремонта авто;

- опыт работы с таблицами Excel и мессенджерами WhatsApp и Telegram.

- навык контроля сроков и работы с регламентами.

Условия:

- работа только в офисе (не удалёнка).

- график: 5/2, полный день.

- зарплата 120 000 на руки.

- выплаты 2 раза в месяц.

- после прохождения испытательного срока возможно рассмотреть систему мотивации за отсутствие просрочек, потерянных клиентов, качество контроля, точность учёта).

- обучение стандартам и процессам.

- перспективы роста: администратор процессов => менеджер проектов.

Что важно в человеке:

- жёсткая внутренняя дисциплина.

- умение работать с большим объёмом информации.

- последовательность и структурность.

- способность корректно, но твёрдо требовать выполнения задач от сотрудников.

- внимательность к мелочам.

- честность и искренность.

- интерес к автомобильной сфере (плюс).

Как понять, что Вы нам подходите:

- вам нравится порядок и системность.

- вы уверенно работаете с людьми и можете корректно указать на ошибку.

- Вам комфортно быть "правой рукой", а не "исполнителем-по-мелочи".

- Вы действительно контролируете процессы, а не "делаете вид".

- Вы умеете закрывать вопрос до конца.