Мы ищем внимательного, структурного и проактивного ассистента руководителя, который возьмёт на себя организацию рабочего дня, офиса и части проектов. Работа полностью оффлайн, из офиса.
Задачи
Административная поддержка руководителя:
-
Ведение календаря: планирование и координация встреч, созвонов, напоминания о важных событиях (дни рождения, дедлайны, идеи, обязательства).
-
Организация командировок и поездок: покупка билетов, бронирование отелей и квартир в разных странах.
-
Денежные переводы, покупка валюты, контроль базовой финансовой рутины по поручению руководителя.
Организация офиса и процессов:
-
Функции офис-менеджера: порядок в офисе, закупка необходимых материалов, взаимодействие с сервисами и подрядчиками.
-
Наведение порядка в документах и рабочих чатах (структурирование, своевременные ответы, актуальность информации).
-
Организация мероприятий: корпоративы, бизнес-презентации, съёмки для проектов, помощь в логистике (в т.ч. переезд в другую страну).
Проектная и организационная работа:
-
Подготовка и оформление ТЗ, регламентов, инструкций и отчётов.
-
Контроль сроков и результатов выполнения задач по SMART: постановка задач, отслеживание прогресса, напоминания, фиксация результатов.
-
Работа с подрядчиками: поиск, подбор, постановка задач, контроль выполнения, сбор закрывающих документов, оплата по согласованным условиям.
-
Ведение таблиц с цифрами и финансовыми расчётами, базовой аналитики по проектам и бюджетам.
-
Участие в управлении проектными бюджетами (учёт расходов, план–факт, простая аналитика).
Маркетинг и аналитика (плюсом):
-
Исследование рынка, конкурентов и аудитории, формирование SWOT-анализа, подготовка аналитических отчётов, тест гипотез.
-
Подготовка презентаций (для встреч, питчей, внутренних обсуждений).
-
Подготовка материалов для Telegram и Instagram (брифы для дизайнеров, тексты, структура контента).
Требования
Опыт и навыки:
-
Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером, координатором проектов или аналогичной ролью от 1–2 лет.
-
Уверенное владение:
-
Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Meet),
-
Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint),
-
Zoom (организация и модерация созвонов),
-
Xmind (майндмэпы, структурирование информации),
-
Notion (ведения базы знаний, задач, проектов),
-
Figma (просмотр и базовая правка макетов, подготовка простых материалов),
-
ChatGPT-5 (поиск информации, формирование черновиков текстов, идей, ТЗ).
-
-
Опыт:
-
написания ТЗ, регламентов, отчётов;
-
контроля задач по SMART и работы с дедлайнами;
-
взаимодействия с подрядчиками (поиск, бриф, контроль, оплата);
-
ведения таблиц с цифрами и расчётами (в т.ч. по финансам).
-
Личные качества:
-
Высокий уровень самоорганизации и ответственности.
-
Аккуратность в документах и цифрах, внимательность к деталям.
-
Способность работать в режиме многозадачности, не теряя качество.
-
Готовность учиться и осваивать новые инструменты.
-
Доброжелательность, такт, умение выстраивать коммуникации.
Условия
-
Формат работы: полностью оффлайн, из офиса.
-
График: 5/2, полный рабочий день.
-
Оформление и уровень дохода — по результатам собеседования.
-
Возможность профессионального роста: расширение зоны ответственности, участие в развитии проектов.