Офис-менеджер/Секретарь

Кто мы:
TB.Design — динамичная, быстрорастущая студия дизайна интерьеров под ключ. Мы живем в ритме дедлайнов, создаем яркие проекты и не признаем слова «невозможно». Наш двигатель — это энергия и бескомпромиссная страсть к результату.

Для кого эта вакансия:
Мы ищем не просто администратора, а оперативного и стрессоустойчивого центра нашего офиса. Ключевой человек, который обеспечит бесперебойную работу всех систем, предвосхитит потребности команды и будет на шаг впереди событий. Ваша зона ответственности — это задачи Генерального директора, а также весь офис и логистика, а фокус внимания — на скорости и качестве.

Если вы:

• Действуете на опережение, а не ждёте пинка.

• Для вас «срочно» — это сию секунду, а «вчера» — норма дедлайна.

• Не теряетесь, когда все вокруг горит, а тушите пожары с холодной головой.

• Умеете читать между строк и улавливать мысли с полуслова.

• Цените прямоту, ясность и не терпите бюрократии.

• Проявляете внимательность во всём

Тогда вам к нам!

Основные задачи:

Организация офисной жизни (чтобы все летали):

• Полный контроль жизнедеятельности офиса: от порядка и канцтоваров до работы техники и встречи гостей.

• Принимать все входящие заявки (почта, телефон, гости) .

• Обеспечивать руководящий состав и гостей кофе/чай/печеньки.

• Организация рабочего места для новичков и их оперативное введение в курс дела (от распорядка дня до ключевых программ).

• Мониторинг и обеспечение актуальности календарей, доступов и внутренних систем (Google, Shara, Битрикс24, Яндекс Диск).

• Решение любых хозяйственных и технических вопросов: от починки мебели до связи с сисадмином.

• Участие в организации студийных событий, корпоративов и маркетинговых съемок.

• Объяснение новичкам правил жизни офиса и работы ключевых программ.

• Работа в связке с маркетинговым отделом: выкладка проектов в соц.сети, подгрузка фотографий на облачные диски.

Логистика и документы (все должно двигаться):

• Работа с документами (сканирование, оформление, сшивание), включая поездки в различные инстанции, на почту.

• Подготовка договоров и соглашений совместно с юристом.

• Организация и контроль переездов, поиск новых помещений.

• Доставка образцов, документов, товаров на объекты и в офис.

• Встреча отправок, работа с курьерскими службами.

• Организация продаж на Авито (мебель, краска/ваза/ковер с проекта, техника).

Финансы и закупки (быстро, четко, по делу):

• Закупка всего необходимого для офиса (от чая до мебели) с планированием бюджета и отчетностью.

Личная операционная поддержка:

• Выполнение личных поручений Руководителя студии, Татьяны Безверхой. (Эта сфера требует абсолютной надежности, инициативности и полного погружения в цели компании).

• Заказать билеты, отели, такси, подать документы на визу, купить корм кошке или открыть уборщице дверь в квартиру.

Что важно:

• Готовность к работе в условиях высоких динамичных нагрузок.

• Инициативность и умение брать ответственность.

• Аккуратность и педантичность.

• Абсолютная внимательность к деталям.

• Опыт работы на аналогичной позиции.

• Знание Exel

• Навык организации Travel поддержки

• Знание CRM программ (или возможность быстро разобраться)

• Понимание чем отличается HDMI от DVI, DisplayPort от VGA и как их лучше подсоединить.

Условия:

• Работа в центре событий студии, где ценят вашу инициативу и прямое влияние на результат.

• Стабильная заработная плата

• Красивый и стильный офис на м. Таганская, в 2х минутах от метро

• Компенсация переработок (которые иногда неизбежны в нашем ритме) отгулами и ТБшками (внутренняя валюта студии).

• Мы работаем с лучшими. Наша команда — это талантливые и увлеченные своим делом профи. Работать рядом с ними — это ежедневная возможность учиться у сильнейших.

• Возможность карьерного роста.

Если дочитал до конца, ждём отклика с сопроводительным письмом, почему нам стоит выбрать именно тебя.