Офис-менеджер в международную выставочную компанию

United Expo — является одним из ведущих организаторов выставок в Казахстане. Компания специализируется на проведении крупных международных мероприятий в различных отраслях, включая Недвижимость, Медицина, Лакокрасочную промышленность, отрасль Электроники и Horeca.

Среди ключевых проектов:

- United Property Expo — выставки зарубежной недвижимости.
- United Medical Expo — выставки в сфере медицины и медицинского туризма.
- Electronica Expo Kazakhstan — выставка промышленной электроники и инноваций.
- Central Asia Coatings Show - выставка лакокрасочных материалов и покрытий, сырья, оборудования и технологий для их производства.
- United Chemical Show - выставка химической промышленности.
- HoReCA Expo - выставка по индустрии гостеприимства, которая собирает на своей площадке поставщиков продукции и оборудования для отелей и ресторанов.
- Central Asia Tools & Hardware Show» – международная выставка инструментов, оборудования и отделочных работ .

Мы открыли вакансию Офис-менеджера в выставочной компании

Обязанности:

1. Документооборот и работа с участниками
• Проверка и подписание договоров, счетов, инвойсов и других документов.
• Актуализация шаблонов договоров при необходимости.
• Обеспечение хранения документов в порядке: электронные версии и бумажные копии.
• Организация подписания оригиналов документов на выставке, предварительное согласование с участниками.
• Контроль наличия печатей и подписей у участников.
• Подготовка закрывающих документов совместно с бухгалтерией (акты, сверки, счета и др.).
• Подготовка и оформление официальных писем и пригласительных для участников.
• Подготовка и ведение шаблонов документов для CRM
• Поддержка участников по визовым вопросам и подготовка необходимых документов, пригласительных.

2. Взаимодействие с застройщиками и площадкой
• Подготовка всех необходимых документов для работы на площадке: пропуска, формы ввоза и вывоза оборудования и материалов.
• Контроль и выдача пропусков для сотрудников компании.
• Ведение базы контактов подрядчиков, рабочих, грузчиков, разнорабочих, волонтеров, регистраторов, помощников, возможность быстрого поиска нужного специалиста.

3. Взаимодействие с внешними контрагентами
• Связь с отелями: запрос КП на проведение ужина, координация бронирований, контроль исполнения.
• Поиск и координация волонтеров, фрилансеров и подрядчиков для мероприятий.
• Заказ полиграфии, листовок, баннеров, сувениров и других материалов для выставки.
• Поиск и организация трансфера, экскурсий и других сервисов для участников выставки.

4. Поддержка руководителя и общие офисные функции
• Организация командировок, трансфера и проживания для сотрудников и гостей.
• Ведение календаря событий, контроль сроков выполнения задач.
• Приём и обработка входящей корреспонденции, электронных писем и звонков.

5. Дополнительно (оперативные поручения, разгрузка руководителя)
• Быстрое выполнение разноплановых поручений от руководителя.
• Мониторинг и обновление материалов на сайте и в социальных сетях (при необходимости).
• Контроль бюджета небольших закупок и расходов на мероприятия.

Требования

• Опыт административной работы
• Уверенное владение ПК, офисными программами и навыки создания презентаций.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Ответственность, внимательность, умение быстро решать задачи.
• Коммуникабельность и умение работать в команде.
• Знание английского или другого иностранного языка будет плюсом.
• Умение держать все важные задачи под контролем, быть систематичным и дисциплинированным в выполнении своих обязанностей

Условия

• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00.
• Офис в центральном районе левого берега Астаны, в Бизнес центре "А".
• Фиксированная ставка: 500 евро + бонусы.
• Возможность карьерного роста: от ассистента до руководителя проектов.
• Система поощрений: денежные премии, оплата путёвок на отдых, подарки за успешные проекты.
• Командировки за счёт компании по городам Казахстана и мира.
• Прямое участие в развитии офиса и компании, возможность предлагать и реализовывать свои идеи.

Почему это интересно?
Вы станете частью международной команды, будете общаться с коллегами из разных стран, участвовать в создании масштабных событий и получать бесценный опыт в выставочном бизнесе. Здесь ценят инициативу и амбиции, поэтому самые активные сотрудники быстро продвигаются по карьерной лестнице.