Задачи:
Организация новой структурной единицы
- Разработка организационной структуры договорного отдела, определение штатного расписания
- Разработка и внедрение регламентов, стандартных операционных процедур для договорной деятельности
- Расширение возможностей системы хранения договоров (СУПД)и управления контрактами
- Установка KPI и метрик отдела, внедрение системы контроля и мониторинга
Договорное управление и администрирование
- Централизованное управление всей договорной базой ORS (авиакомпании, аэропорты, агенты, партнеры, поставщики)
- Обеспечение соответствия условий договоров требованиям компании, клиентов и российского законодательства
- Ведение реестра договоров, контроль сроков действия, напоминание о необходимости переговоров по продлению
- Архивирование и хранение договорной документации (физической и электронной)
Взаимодействие с ключевыми подразделениями
- Координация между коммерческим департаментом, юристами и и финансовым блоком
- Консультирование руководителей подразделений по договорным вопросам
Развитие и оптимизация процессов
- Анализ существующих договорных процессов, выявление узких мест и возможностей оптимизации
- Внедрение инструментов для автоматизации договорного процесса
- Построение системы для согласования контрактов
Управление командой (по мере расширения)
- Подбор и адаптация специалистов договорного отдела
- Обучение команды и развитие компетенций
- Распределение ответственности и контроль качества работы сотрудников
- Организация взаимодействия внутри отдела и с другими подразделениями
Аналитика и отчётность
- Подготовка аналитических отчётов по договорной базе (статус контрактов, сроки, потенциальные риски)
- Выявление рисков в контрактах и предложение мер по их минимизации
- Ведение метрик эффективности отдела (время согласования контрактов, процент успешных переговоров, соответствие SLA)
ТРЕБОВАНИЯ К КАНДИДАТУ
Опыт и образование
- Минимум 3 года опыта в управлении договорной деятельностью, управлении проектами или операционном менеджменте
- Обязательно: опыт создания и запуска новых отделов / структурных единиц с нуля, выстраивание процессов и систем
- Преимущество: Опыт работы в IT-компаниях, SaaS, e-commerce или авиационной отрасли (преимущество)
- Опыт управления командой (минимум 3–5 человек, желательно опыт управления более крупными подразделениями от 10 человек)
Профессиональные компетенции
Договорное и юридическое знание:
- Глубокое понимание структуры B2B контрактов
- Знание российского гражданского и договорного права
- Опыт работы с условиями платежей, штрафными санкциями
- Понимание основных рисков в контрактах и способность их идентифицировать
Управление процессами и системами:
- Опыт разработки и внедрения SOP и регламентов
- Навык проектирования бизнес-процессов, использование методологий
- Опыт работы с системами управления документами или контрактами
- Знание инструментов автоматизации
Управление людьми и проектами:
- Опыт управления командой и развития сотрудников
- Навыки коммуникации на уровне С-level и разных подразделений
- Умение координировать работу между несколькими отделами, быть медиатором
- Навыки переговоров, умение находить компромиссы
Технические навыки:
- Уверенное владение офисным пакетом
- Опыт работы с системами управления проектами
- Знание инструментов: CRM, системы хранения документов (Notion, Confluence)
- Умение работать с данными, создание дашбордов и аналитики
Аналитичность и стратегическое мышление:
- Способность видеть долгосрочные процессы, планировать развитие отдела
- Навыки анализа данных и выявления трендов
- Умение выделить приоритеты и управлять временем в условиях неопределённости
Личные качества и компетенции
- Ответственность и дисциплина - внимание к деталям, точность, соблюдение сроков
- Инициативность и предпринимательское мышление - готовность к созданию новых процессов, не боится менять существующие
- Адаптивность - готовность работать в динамичной среде, быстро обучаться и принимать решения в условиях неопределённости
- Коммуникативность - способность выстраивать отношения на разных уровнях иерархии, ясная коммуникация
- Системность - умение видеть всю картину целиком, не теряя фокус на деталях
- Автономность - способность самостоятельно решать проблемы, предлагать решения, не ждать указаний
- Устойчивость к нагрузкам - готовность работать в режиме запуска нового отдела, высокий уровень ответственности
Желательно
- Опыт работы с авиакомпаниями или компаниями авиационной отрасли
- Опыт внедрения contract management system (DocuSign, Concord, ILDEX и т.д.)
- Знание стандартов IATA и авиационных регуляторов
- Опыт работы в стартапах или на ранних стадиях развития компании
- Опыт работы с многоязычными командами и международными контрактами