Обязанности:
Осуществляет подготовку и организацию работы офиса.
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Ведет делопроизводство.
Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.
Осуществляет получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.
Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
Выполняет отдельные служебные поручения директора организации.
Требования:
1.Образование высшее.
2. Грамотная речь и презентационные навыки.
3. Опыт деловой переписки и составления документов и презентаций.
4. Личные качества: коммуникабельность, креативность, уверенность в себе, инициативность, ориентация на результат.
5. Владение компьютерными навыками (Word, Excel, E-mail, Internet)
Условия:
оформление трудовых отношений согласно ТК РК;
испытательный срок - 3 месяца.
Ключевые навыки
- Деловая переписка
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Делопроизводство
- Прием посетителей
- Организация работы приемной
- Хозяйственное обеспечение офиса