Обязанности:
Планировать рабочий день руководителя, планировать и вести план переговоров и командировок.
Координация и организация встреч , фиксация решения, контроль сроков исполнения.
Взаимодействие с командами и партнерами: обеспечение оперативной коммуникации между руководством, отделами и внешними контрагентами.
Логистика и travel-поддержка: бронирование билетов, отелей, трансфера, визовая поддержка, решение всех организационных вопросов.
Документооборот и коммуникации: оформление деловой переписки от лица компании, договоров и презентаций с учетом корпоративного стиля.
Оперативный поиск, аналитика и структурирование информационных материалов для руководителя, подготовка отчетов.
Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя.
Соблюдать правила делового этикета и протокола.
Работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации.
Выполнение различных личных поручений руководителя .
Принимать документы на подписание генеральным директором. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителей компании.
Сопровождать руководителя на съемочных площадках, фиксировать договоренности и превращать их в конкретные шаги для команды.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись, обеспечить качественное их редактирование .
Требования
Опыт работы личным помощником, бизнес-ассистентом руководителя, проектным менеджером от 3х лет.
Владение навыками грамотной деловой переписки, подготовкой презентаций.
Отличное владение тайм-менеджментом и умение эффективно работать в условиях многозадачности.
Быстро находить нужную информацию в поисковых системах, включая ИИ, анализировать и кратко формулировать суть, умение находить контакты нужных людей и добиваться получения необходимых данных.
Умение готовить отчеты о проделанной работе и оперативно анализировать данные.
Быть главным связующим звеном между руководителем и командой, четко транслировать задачи и контролировать их исполнение.
Условия:
Оформление по ТК.
Достойная заработная плата с хорошими премиальными выплатами.
Интересные и креативные рабочие задачи.
Ключевые навыки
- Деловая переписка
- Документооборот
- Организаторские навыки
- Деловое общение
- Административная поддержка руководителя
- Деловая коммуникация
- Организация мероприятий
- Контроль исполнения решений