Делопроизводитель (специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией)Вакансия в архиве

А у вас есть резюме?
Создайте свое резюме, чтобы работодатели смогли найти вас и пригласить на работу. Это быстро и абсолютно бесплатно!
Создать резюме
Уровень зарплаты
Город
Требуемый опыт работы
от 80 460 до 80 460 руб.
Москва
более 6 лет

Обязанности:

  • Формирование и совершенствование системы делопроизводства в Обществе.
  • Обеспечение соблюдения установленного действующими нормативно-правовыми актами и локальными нормативными актами Общества правил оформления документов и порядка документооборота.
  • Осуществление в соответствии с нормативно-правовыми актами, локальными нормативными актами Общества, обычаями делового оборота приема, регистрации, систематизации, учета, отправки и хранения документов, в том числе с использованием электронной системы документооборота.
  • Ведение конфиденциального делопроизводства и обеспечение информационной безопасности в Обществе в соответствии с действующими локальными нормативными актами Общества о конфиденциальности.
  • Ведение картотеки учета прохождения документов, осуществление контроля за их исполнением, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
  • Работа по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.
  • Участие в разработке и внедрении в практическую деятельность Общества информационных систем документооборота, нормативно-методических документов в области документационного обеспечения.
  • Контроль процесса прохождения документов в Обществе (согласование, подписание, утверждение).
  • Участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности формирования и оформления при их передаче в архив.
  • Прием и регистрация поступивших на хранение от работников Общества документов, законченных делопроизводством, контроль своевременности поступления их в архив.
  • Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формирования документов в дела постоянного и временного хранения.
  • Руководство работой по составлению документов для передачи их в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
  • В соответствии с действующими правилами шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их учета.
  • Отслеживание состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
  • Выдача в соответствии с поступающими запросами копий архивных документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данные для составления отчетности о работе архива.
  • Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и архивного дела.
  • Инструктирование работников Общества и предоставление им необходимой информации по вопросам документооборота и архивного дела.
  • Оказание помощи Генеральному директору Общества в планировании его рабочего времени.
  • Обеспечение Генерального директора Общества необходимой информацией.
  • Проверка качества оформления документов, представляемых на подпись Генеральному директору Общества.
  • Организация информационного взаимодействия Генерального директора Общества с подразделениями Общества, его работниками, контрагентами Общества (в том числе, потенциальными).
  • Доведение до сведения работников Общества распоряжений и поручений Генерального директора Общества, контроль, проверка и фиксация их исполнения.
  • Предупреждение работников Общества об истечении срока исполнения поручений Генерального директора Общества.
  • Составление необходимых документов о выполнении распоряжений и поручений Генерального директора Общества.
  • Составление и оформление документов Общества по поручению Генерального директора Общества или непосредственного руководителя.
  • Участие в документальном оформлении решений органов Общества.
  • Участие в подготовке информационно-аналитических материалов о деятельности Общества.
  • Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Общества.
  • Принятие мер по внедрению в свою работу современных технических средств.
  • Печать, размножение, сканирование документов Общества.

Требования:

  • Опыт работы делопроизводителем, документоведом (специалистом по организационному и документационному обеспечению управления организацией) от 5 лет из них не менее 3 лет в крупных компаниях, в том числе имеющих проектные офисы (иные обособленные подразделения).
  • Выпускник государственного ВУЗа, профильное образование. Законченные курсы повышения квалификации рассматриваются как преимущество.
  • Уверенный пользователь 1С Документооборот.
  • Профессиональное владение русским языком. Знание грамматических правила русского языка.
  • Знание документной лингвистики.
  • Знание этики делового общения.
  • Знание правил речевого этикета.
  • Уверенные знания нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления.
  • Знание правил защиты конфиденциальной служебной информации.
  • Умение работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
  • Опытный пользователь баз данных, в том числе удаленных.
  • Опытный пользователь автоматизированных системам учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
  • Знание современных информационно-коммуникационных технологий для работы с документами, в том числе для их оптимизации и повышения эффективности.
  • Опыт методического руководства делопроизводством в организации.
  • Свободное владение периферийными устройствами и оргтехникой, офисным ПО (текстовый редактор, таблицы).
  • Владение современными информационными технологиями работы с документами.
  • Знать правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами, схемы документооборота.
  • Знать правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
  • Опыт составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов, аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
  • Знать виды документов, их назначение.
  • Знать системы электронного документооборота.
  • Знать виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления.
  • Знать правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
  • Знать правила передачи дел в архив организации.
  • Знать принципы, способы информирования сотрудников.
  • Иметь опыт составления инструкций по документационному обеспечению управления (делопроизводству) и других локальных нормативных актов, устанавливающих порядок реализации управленческих процедур, иметь свои наработки.
  • Умение анализировать, находить системный подход к решению поставленной задачи.
  • Умение работать в команде.
  • Умение распределять время работы и выстраивать приоритеты в выполнении поставленных задач.
  • Ответственность, исполнительность, коммуникабельность.
  • Готовность к ненормированному рабочему дню.
  • Высокая стрессоустойчивость.

Условия:

  • Резюме без фотографии и сопроводительного письма не рассматриваются.
  • Размер заработной платы указан до налогообложения.
  • Должность делопроизводителя в единственном лице. Входит в состав Юридического отдела. Данная позиция предполагает непосредственное взаимодействие с первым лицом компании.
  • Тестирование при приеме на работу.
  • Пятидневная рабочая неделя. График с 09:30 до 18:30.

Ключевые навыки

1С: ДокументооборотДелопроизводствоАвтоматизация документооборотаЭлектронный документооборотБумажный документооборотДокументационное обеспечениеРусский языкДеловое общениеДеловое письмоДеловая перепискаВедение архиваКонфиденциальное делопроизводствоИнформационное взаимодействиеКонтроль порученийГрамотная речьГрамотностьДеловая коммуникацияАдминистративная поддержка руководителяОрганизаторские навыки

Адрес

Москва, Бауманская улица, 11с8
Показать на карте
­

Тип занятости

Полная занятость, полный день
Отклик направлен работодателю
Сопроводительное письмо к отклику
Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено
Произошла ошибка, попробуйте ещё раз
Дата публикации вакансии
Вакансия дня
Рекомендуем

Вакансия в архиве