Делопроизводитель (специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией)Вакансия в архиве

Уровень зарплаты
от 80 460 до 80 460 руб.
Город
Москва, Профсоюзная
Требуемый опыт работы
более 6 лет

Обязанности:

  • Формирование и совершенствование системы делопроизводства в Обществе.
  • Обеспечение соблюдения установленного действующими нормативно-правовыми актами и локальными нормативными актами Общества правил оформления документов и порядка документооборота.
  • Осуществление в соответствии с нормативно-правовыми актами, локальными нормативными актами Общества, обычаями делового оборота приема, регистрации, систематизации, учета, отправки и хранения документов, в том числе с использованием электронной системы документооборота.
  • Ведение конфиденциального делопроизводства и обеспечение информационной безопасности в Обществе в соответствии с действующими локальными нормативными актами Общества о конфиденциальности.
  • Ведение картотеки учета прохождения документов, осуществление контроля за их исполнением, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
  • Работа по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.
  • Участие в разработке и внедрении в практическую деятельность Общества информационных систем документооборота, нормативно-методических документов в области документационного обеспечения.
  • Контроль процесса прохождения документов в Обществе (согласование, подписание, утверждение).
  • Участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности формирования и оформления при их передаче в архив.
  • Прием и регистрация поступивших на хранение от работников Общества документов, законченных делопроизводством, контроль своевременности поступления их в архив.
  • Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формирования документов в дела постоянного и временного хранения.
  • Руководство работой по составлению документов для передачи их в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
  • В соответствии с действующими правилами шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их учета.
  • Отслеживание состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
  • Выдача в соответствии с поступающими запросами копий архивных документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данные для составления отчетности о работе архива.
  • Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и архивного дела.
  • Инструктирование работников Общества и предоставление им необходимой информации по вопросам документооборота и архивного дела.
  • Оказание помощи Генеральному директору Общества в планировании его рабочего времени.
  • Обеспечение Генерального директора Общества необходимой информацией.
  • Проверка качества оформления документов, представляемых на подпись Генеральному директору Общества.
  • Организация информационного взаимодействия Генерального директора Общества с подразделениями Общества, его работниками, контрагентами Общества (в том числе, потенциальными).
  • Доведение до сведения работников Общества распоряжений и поручений Генерального директора Общества, контроль, проверка и фиксация их исполнения.
  • Предупреждение работников Общества об истечении срока исполнения поручений Генерального директора Общества.
  • Составление необходимых документов о выполнении распоряжений и поручений Генерального директора Общества.
  • Составление и оформление документов Общества по поручению Генерального директора Общества или непосредственного руководителя.
  • Участие в документальном оформлении решений органов Общества.
  • Участие в подготовке информационно-аналитических материалов о деятельности Общества.
  • Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Общества.
  • Принятие мер по внедрению в свою работу современных технических средств.
  • Печать, размножение, сканирование документов Общества.

Требования:

  • Опыт работы делопроизводителем, документоведом (специалистом по организационному и документационному обеспечению управления организацией) от 5 лет из них не менее 3 лет в крупных компаниях, в том числе имеющих проектные офисы (иные обособленные подразделения).
  • Выпускник государственного ВУЗа, профильное образование. Законченные курсы повышения квалификации рассматриваются как преимущество.
  • Уверенный пользователь 1С Документооборот.
  • Профессиональное владение русским языком. Знание грамматических правила русского языка.
  • Знание документной лингвистики.
  • Знание этики делового общения.
  • Знание правил речевого этикета.
  • Уверенные знания нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления.
  • Знание правил защиты конфиденциальной служебной информации.
  • Умение работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
  • Опытный пользователь баз данных, в том числе удаленных.
  • Опытный пользователь автоматизированных системам учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
  • Знание современных информационно-коммуникационных технологий для работы с документами, в том числе для их оптимизации и повышения эффективности.
  • Опыт методического руководства делопроизводством в организации.
  • Свободное владение периферийными устройствами и оргтехникой, офисным ПО (текстовый редактор, таблицы).
  • Владение современными информационными технологиями работы с документами.
  • Знать правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами, схемы документооборота.
  • Знать правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
  • Опыт составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов, аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
  • Знать виды документов, их назначение.
  • Знать системы электронного документооборота.
  • Знать виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления.
  • Знать правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
  • Знать правила передачи дел в архив организации.
  • Знать принципы, способы информирования сотрудников.
  • Иметь опыт составления инструкций по документационному обеспечению управления (делопроизводству) и других локальных нормативных актов, устанавливающих порядок реализации управленческих процедур, иметь свои наработки.
  • Умение анализировать, находить системный подход к решению поставленной задачи.
  • Умение работать в команде.
  • Умение распределять время работы и выстраивать приоритеты в выполнении поставленных задач.
  • Ответственность, исполнительность, коммуникабельность.
  • Готовность к ненормированному рабочему дню.
  • Высокая стрессоустойчивость.

Условия:

  • Резюме без фотографии и сопроводительного письма не рассматриваются.
  • Размер заработной платы указан до налогообложения.
  • Должность делопроизводителя в единственном лице. Входит в состав Юридического отдела. Данная позиция предполагает непосредственное взаимодействие с первым лицом компании.
  • Тестирование при приеме на работу.
  • Пятидневная рабочая неделя. График с 09:30 до 18:30.

Ключевые навыки

1С: ДокументооборотДелопроизводствоАвтоматизация документооборотаЭлектронный документооборотБумажный документооборотДокументационное обеспечениеРусский языкДеловое общениеДеловое письмоДеловая перепискаВедение архиваКонфиденциальное делопроизводствоИнформационное взаимодействиеКонтроль порученийГрамотная речьГрамотностьДеловая коммуникацияАдминистративная поддержка руководителяОрганизаторские навыки

Тип занятости

Полная занятость, полный день

Адрес

Профсоюзная, Москва, улица Кржижановского, 14к3
Показать на карте
­
Отклик направлен работодателю
Сопроводительное письмо к отклику
Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено
Произошла ошибка, попробуйте ещё раз
Дата публикации вакансии
Рекомендуем

Вакансия в архиве