Офис-менеджерВакансия в архиве

Работодатель, вероятно, уже нашел нужного кандидата, но вы можете посмотреть похожие активные вакансии
А у вас есть резюме?
Создайте свое резюме, чтобы работодатели смогли найти вас и пригласить на работу. Это быстро и абсолютно бесплатно!
Создать резюме
Уровень зарплаты
Город
Требуемый опыт работы
до 20 000 руб.
Муром
1–3 года

Обязанности:

I. АССИСТИНГ:

1. Планирование времени Руководителя при использовании принятых средств коммуникаций, в том числе с применением электронной системы управления задачами;

2. Подготовка планерок и совещаний, проводимых Руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, получение от участников предварительных вопросов к совещанию: производственных и общих), ведение и оформление протоколов планерок и совещаний;

3. Фиксирование заданий и поручений Руководителя при использовании принятых средств коммуникаций и их оформление в электронной системе управления задачами (сроки, исполнители);

4. Контроль над выполнением (периодическая проверка) исполнителями заданий и поручений Руководителя, обеспечение своевременного предоставления результатов работ через электронную систему управления задачами в нужном формате;

5. Оформление авансовых отчетов и комплектов командировочных документов, включая сканирование первичных бухгалтерских документов для передачи в бухгалтерию.

6. Планирование командировок, включая заказ билетов, трансферов, бронирование номеров в гостиницах;

7. Планирование и организация деловых встреч, переговоров, event-мероприятий;

8. Составление по поручению Руководителя писем, запросов, других документов;

9. Запись на прием к Руководителю, организация приема посетителей;

10. Сбор материалов и информации, необходимых Руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов;

11. Выполнение отдельных поручений Руководителя.

II. ОФИС-МЕНЕДЖМЕНТ:

1. Обеспечение канцелярскими товарами работников офиса;

2. Обеспечение офиса питьевой водой (кулер) и офисными продуктами (чай, кофе, сахар), а также бытовой химией;

3. Обеспечение офисной оргтехники расходными материалами (картридж, бумага);

4. Разработка, внедрение и совершенствование бизнес-процессов по АХО;

5. Нотариальное заверение копий документов;

6. Организация взаимодействия с курьерской службой;

7. Контроль над уборкой офисных помещений;

8. Изготовление и учет дубликатов ключей, печатей и штампов;

9. Взаимодействие (постановка задач) с системным администратором;

10. Контроль над рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;

11. Формирование расходной части бюджета подразделения по хозяйственным статьям затрат;

12. Руководство работами по благоустройству офиса, а также контроль над состоянием и своевременным ремонтом мебели.

13. Обеспечение выполнения противопожарных мероприятий и содержания в исправном состоянии пожарного инвентаря.

14. Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния офисных помещений, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

III. ВНЕШНИЕ КОММУНИКАЦИИ:

1. Прием-переадресация входящих звонков;

2. Отправка входящих и исходящих писем (на бумажном и электронном носителе) и их регистрация в электронной системе;

3. Отправка почтовой корреспонденции через ОПС и экспресс-почту.

Требования:

1. Образование: высшее юридическое/финансовое/бухгалтерское

2. Иностранный язык: английский (может проходить интервью)

3. Опыт работы от: 2 лет

4. Отрасли экономики: административный персонал в промышленном производстве, строительстве, управлении промышленной недвижимостью

5. Специализация: офис-менеджер, секретарь, персональный помощник/ассистент

6. Уверенное владение ПК и офисной оргтехникой (принтер, сканер, копир); уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), интернет;

7. Наличие опыта работы в электронных системах планирования (Outlook, МегаПлан);

8. Базовые представления о видах и назначениях бухгалтерских документов;

9. Знание делопроизводства и документооборота;

10. Умение вести телефонные переговоры;

11. Грамотная речь, хороший письменный/устный русский язык, обучаемость;

12. Знание делового этикета, готовность соблюдать дресс-код.

13. Отличные коммуникативные навыки, стрессоустойчивость;

14. Аккуратное и ответственное отношение к работе, стремление к личностному росту;

15. Исполнительность, проактивность, целеустремленность, позитивность.

16. Английский язык разговорный

Условия:

1. Оснащенное рабочее место;

2. Полная занятость, полный день;

3. Пятидневная неделя полный рабочий день с 8.00 до 17.00 час;

4. Оформление в соответствии с ТК РФ;

5. Молодой, активный коллектив;

6. Оплачиваемая корпоративная связь;

7. Ежегодный оплачиваемый отпуск;

8. Испытательный срок: 2 мес. (по уровню готовности к самостоятельной работе);

9. Зарплата: 20 000 руб. (gross) + годовая премия / бонус;

10. Возможности для развития и карьерного роста внутри Компании.

11. Полный рабочий день

12. На территории работодателя

Ключевые навыки

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Тип занятости

Полная занятость, полный день
Дата публикации вакансии
Вакансия дня
Технологот 60 000 до 80 000 руб.Гарусс, Москва
Рекомендуем

Вакансия в архиве