Ассистент Генерального директора

Уровень зарплаты
Город
Требуемый опыт работы
з/п не указана
Алматы, Алатау
3–6 лет
Обязанности:
  • осуществляет организацию и планирование рабочего дня руководителя;
  • осуществляет подготовку тендерной документации: нотариальное заверение ПУ документов компании, сертификатов персонала, рекомендательных писем / отзывов, актов выполненных работ от заказчиков, при необходимости сканирование документов тендерной заявки;
  • осуществляет заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, заказ такси;
  • ежедневно проводит проверку офисных помещений (освещение, вентиляция, работу кондиционеров, санитарных условий). В случае возникновения поломок, своевременно оформляет и отправляет заявки на их устранение в кратчайшие сроки;
  • подготавливает рабочие места для новых работников (встреча и проводы до нового рабочего места, снабжение канцелярскими товарами);
  • своевременно обеспечивает работников Компании мебелью, хозяйственным инвентарем, проверяет сохранность и своевременно осуществляет ремонт мебели, оказывает содействие в проведении инвентаризации;
  • следит за надлежащей работой оргтехники, в случае поломок незамедлительно сообщает техническим работникам;
  • обеспечивает работников офиса канцелярскими товарами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса;
  • определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, прием и учет товаров, хранение товаров, оформляет доверенности, проверяет платежи за поставленные товары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса;
  • организует работу водителей, инструктирует касательно приоритетных поездок, составляет четкий график по использованию офисных машин, проверяет заполненные листы учета работы времени автомобиля на предмет их надлежащего заполнения;
  • организует работу уборщиц, следит за качеством уборки, а также надлежащим использованием хозяйственных средств уборщицами;
  • организует при необходимости: встречи в офисе, приемы, регистрации и обслуживание визитеров, гостей, делегаций, партнеров;
  • организует материально-техническое обеспечение для деловых переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
  • выдает сотовые телефоны и номера сотовой связи при необходимости, ведет учет с составлением базы данных, обрабатывает счета и контролирует своевременную оплату;
  • осуществляет оформление документов и виз
  • выполняет дополнительные поручения Генерального директора, Заместителя Генерального директора
Обязательные требования:
  • опыт работы на аналогичной позиции не менее 2-х лет обязательно
  • практические навыки и умения работы с электронным порталом (тендеры и гос.закупки) обязательно
  • знание английского языка (устные переводы во время переговоров, официальных встреч, письменные переводы) обязательно
  • знание казахского языка (устная, письменная речь) обязательно
  • грамотная речь (устная, письменная) обязательно обязательно
  • знание делового этикета, в том числе этики ведения телефонных переговоров
  • отличные знания и опыт организации графика и режима работы первого руководителя Компании;
  • отличные знания и опыт ведения делопроизводства и документооборота Компании;
  • отличные знания и опыт организации работы офиса, обеспечения офиса необходимыми товарами;
  • отличные знания основ административно-хозяйственного управления офисом;
  • профессиональные компетенции:
    • умение вести деловую переписку, составлять протоколы собраний и встреч
    • умение составлять официальные письма
    • умение вести переговоры с представителями государственных организаций и учреждений, с первыми лицами коммерческих предприятий, компаний
    • высокий уровень организованности и планирования своей работы и работы первого руководителя;
    • отличные умения определять приоритеты в своей работе;
    • знание принципов управления персоналом офиса и ответственностью работников;
    • умение оперативно принимать решения в пределах своей компетенции.
  • личностные характеристики:
    • наличие хорошего вкуса, развитого эстетического чувства, внутренней культуры;
    • отличные знания и умения применять деловой этикет в коммуникациях (устных и письменных), придерживаться делового стиля (безупречное чувство меры и вкуса в поведении и стиле одежды);
    • доброжелательность и тактичность;
    • умение работать на опережение, предвосхищать потребности руководителя;
    • умение приспособиться к тонкостям характера руководителя;
    • способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстро меняющимся условиям деловой среды;
    • ответственность.

Адрес

Алматы, улица Ауэзова, 67, м. Алатау
Показать на карте
­

Тип занятости

Полная занятость, полный день
Вы откликаетесь на вакансию в другой стране

Страна размещения вакансии — Казахстан.

В резюме не указано, что вы готовы туда переехать.

Все равно откликнутьсяНе откликаться
Отклик направлен работодателю
Сопроводительное письмо к отклику
Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено
Произошла ошибка, попробуйте ещё раз
Дата публикации вакансии
Рекомендуем
Посмотрите другие вакансии из проф. областей