Личный помощник руководителя

Уровень зарплаты
Город
Требуемый опыт работы
от 50 000 руб.
Санкт-Петербург
3–6 лет

ТАУРАС-ФЕНИКС - это крупнейший в России производитель упаковочного, фасовочно-упаковочного и пищевого оборудования. Мы идем в ногу со временем и активно развиваемся. Забота о профессиональном росте и качестве жизни коллектива – основа корпоративной политики ТАУРАС-ФЕНИКС.

HR-департамент ТАУРАС-ФЕНИКС ищет президенту компании ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА, способного взять на себя организационные и информационные обязанности, умеющего поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. Помощник руководителя – это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо». Чтобы занимать должность помощника руководителя мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими качествами – иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты.

Функциональные обязанности:

Личный помощник руководителя находится в режиме «онлайн» 24 часа в сутки. Конечно, все 24 часа работать не требуется, но очень важно, чтобы вы были морально к этому готовы.

  • Мобильный телефон всегда включен;
  • Установлена переадресация звонков;
  • Дома создан полноценный офис;
  • Вы быстро реагируете на электронную почту — и личную, и корпоративную;
  • У вас всегда при себе база контактов либо обеспечен быстрый доступ к ней.

Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

  • Прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
  • Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
  • Ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
  • Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
  • Контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Работа организационная (бездокументное обслуживание):

  • Прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
  • Создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
  • Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
  • Организация и координация встреч руководителя;
  • Подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
  • Организация презентаций и представительская деятельность;
  • Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  • Исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

Навыки:

  • Помощник руководителя – это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:
    • проактивность – умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;
    • универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
    • эффективные коммуникации и информационная логистика – умение управлять информационными потоками;
    • умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
    • навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию;
    • свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
  • уверенное владение ПК, 1С.
  • Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память.
  • Рассматриваем соискателей только со свободным владением АНГЛИЙСКИМ ЯЗЫКОМ (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ УСЛОВИЕ).

Условия:

  • График работы 5/2 с 9:00 до 19.00, все время на связи;
  • Конкурентоспособная своевременная заработная плата;
  • Корпоративный моб. номер, весь инструментарий для выполнения работы;
  • Льготное питание;
  • Возможность посещать фитнес, бассейн, SPA с 70% скидкой;
  • Место работы в 5 минутах пешком от метро Старая деревня.

Ключевые навыки

Синхронный переводПланирование рабочего дня руководителяОрганизация встречОрганизация деловых поездокИсполнение личных поручений руководителяПрием и распределение звонковКонтроль исполнения решенийВедение переписки на иностранном языкеАнглийский языкУстный переводТехнический переводПоследовательный переводДелопроизводствоАдминистративная поддержка руководителя

Тип занятости

Полная занятость, полный день
Вы откликаетесь на вакансию в другой стране

Страна размещения вакансии — Россия.

В резюме не указано, что вы готовы туда переехать.

Все равно откликнутьсяНе откликаться
Отклик направлен работодателю
Сопроводительное письмо к отклику
Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено
Произошла ошибка, попробуйте ещё раз
Дата публикации вакансии
Рекомендуем
Посмотрите другие вакансии из проф. областей