Руководитель административного отдела

Уровень зарплаты
Город
Требуемый опыт работы
от 90 000 до 138 000 руб.
Москва
более 6 лет

Обслуживаемая площадь объекта 2 900 кв м в БЦ класса "А".

Численность сотрудников компании -200 чел.

Зоны ответственности: административно - хозяйственное и транспортное обеспечение работы компании

Обязанности в части административно - хозяйственной деятельности:

  1. Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса и создание комфортных условий для работы сотрудников;
  2. Планирование годового бюджета, финансовый анализ и согласование расходов в рамках административной деятельности, минимизация затрат на хозяйственные нужды;
  3. Администрирование договоров с внешними подрядчиками (контроль сроков действия, наполнение дела контрагента, заключение новых ДС к ним, получение закрывающих документов, согласование и контроль сроков оплаты платежей и т.д.);
  4. Хозяйственное обслуживание, контроль за надлежащим состоянием офиса в соответствии с правилами и нормами внутреннего распорядка Компании;
  5. Управление договором клининга, контроль работы, проведение ежедневного обхода с применением чек-листа;
  6. Контроль бесперебойной работы кофе-поинтов (включает в себя контроль исправности кофе-машин, аудит гостевой посуды, своевременное наполнение продуктами, контроль работы кофе-леди);
  7. Управление договором технической эксплуатации, организация и контроль деятельности технических подразделений, составление заявок на устранение неисправностей;
  8. Управление договором сервиса растений, благоустройство и озеленение внутренних пространств;
  9. Организация новых рабочих мест, подготовка и согласование планировок, занесение данных в план рассадки;
  10. Работа с потенциальными контрагентами (поиск новых подрядчиков, мониторинг рынка товаров и услуг, формирование ТЗ, тендерная работа в т.ч),
  11. Взаимодействие с существующими подрядчиками, контроль качества предоставляемых услуг и ТМЦ, в случае возникновения решение проблемных ситуаций;
  12. Участие в проведении инвентаризации материально–технических средств Компании и объектов;
  13. Ведение электронного документооборота, автоматизация процессов, наполнение сетевых ресурсов;
  14. Решение комплекса вопросов, связанных с арендой, в т.ч. договорная работа, страхование имущества и ГО;
  15. Управление договором мобильной связи (обеспечение сотрудников мобильной связью, контроль телефонных расходов, оптимизация затрат);
  16. Управление договором travel поддержки сотрудников, заказ билетов, бронирование гостиниц и организация трансферов,
  17. Организация переездов всех уровней (оперативная зона, VIP зона),
  18. Организация корпоративных мероприятий, закупка подарков партнерам, сотрудникам и детям сотрудников;
  19. Взаимодействие со службой безопасности, оформление пропусков и заявок на допуск, въезд, парковку, разгрузку, внос/вынос и т.д.;
  20. Проведение инструктажа по технике противопожарной безопасности вновь прибывшим сотрудникам, ведение необходимой документации, в т.ч. журнала учета движения самоспасателей.

Обязанности в части транспортного обеспечения деятельности:

  1. Организация перевозок сотрудников и порученных ценностей Общества;
  2. Обеспечение сохранности жизни и здоровья пассажиров;
  3. Организация своевременного обслуживания автомобилей;
  4. Контроль за использованием корпоративного автотранспорта
  5. Разработка и внедрение мероприятий, направленных на ликвидацию простоев из-за технических неисправностей;
  6. Анализ причин дорожно-транспортных происшествий и нарушений водителями правил дорожного движения.
  7. Обеспечение своевременного обновления автопарка
  8. Бюджетирование расходов, организация контроля целевого расходования бюджетных средств по запланированным статьям; формирование отчетности по использованию бюджетных средств.
  9. Контроль соблюдения трудовой дисциплины сотрудниками отдела
  10. Организация труда и распределение функций между сотрудниками Отдела;
  11. Утверждение и контроль за выполнением планов работ сотрудниками Отдела;

Требования к знаниям и навыкам:

  1. Опыт работы в аналогичной должности - не менее 5 лет.
  2. Бюджетирование, оптимизация затрат;
  3. Систематизация и планирование деятельности;
  4. Ведение электронного документооборота;
  5. Организаторские способности;
  6. Навык работы с большим объемом информации, умение работать в режиме многозадачности;
  7. Знание рынка товаров и услуг;
  8. Опыт ведения договорной работы, подбора поставщиков услуг и ТМЦ,
  9. Опыт ведения переговоров, умение отстаивать интересы компании;
  10. Умение улаживать конфликтные ситуации;
  11. Умение расставлять приоритеты.

В подчинении - 2 специалиста и 10 водителей.
Условия:

  1. График работы - 5/2
  2. Режим работы - 9.00 - 18.00
  3. Испытательный срок - 3 месяца
  4. Оформление - по ТК РФ
  5. Предоставляется корпоративная мобильная связь

Адрес

Москва, Беговая д. 3, стр.1
Показать на карте
­

Тип занятости

Полная занятость, полный день
Вы откликаетесь на вакансию в другой стране

Страна размещения вакансии — Россия.

В резюме не указано, что вы готовы туда переехать.

Все равно откликнутьсяНе откликаться
Отклик направлен работодателю
Сопроводительное письмо к отклику
Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено
Произошла ошибка, попробуйте ещё раз
Дата публикации вакансии
Рекомендуем
Посмотрите другие вакансии из проф. областей