Помощник руководителя

Уровень зарплаты
Город
Требуемый опыт работы
з/п не указана
Москва, Тверская
более 6 лет

Обязанности:

  • Работа по организационно-техническому сопровождению административно-распорядительной деятельности Директора.
  • Выполнение текущих ежедневных поручений Директора.
  • Планирование рабочего дня Директора, организация встреч, совещаний, приема посетителей.
  • Подготовка повестки совещания, ведение протоколов заседаний и совещаний.
  • Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.
  • Подготовка документов, служебных и информационно-аналитических материалов, необходимых для работы Директора.
  • Организация документооборота. Делопроизводство и организация ведения деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловая переписка, рассылка необходимых материалов.
  • Организация работы по обработке поступающей (входящей) в Учреждение документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства, соблюдение сроков, форм и методов регистрации.
  • Контроль за принятием и регистрацией корреспонденции, передачей документов на исполнение, оформлением регистрационных карточек, создание банка данных, своевременная отправка исполненных документов по адресам.
  • Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Директора.
  • Контроль за прохождением служебных документов и материалов в Учреждении.
  • Контроль правильности оформления и полноты согласования хозяйственных договоров, передаваемых на подпись Директору Учреждения.
  • Разработка и утверждение в установленном порядке планов периодических проверок в структурных подразделениях Учреждения правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.
  • Ведение базы данных документов Учреждения, оказание методической помощи в обеспечении удобного и быстрого их поиска.
  • Организация работы по учету, архивированию и хранению документов в текущем архиве Учреждения.
  • Проведение работ по экспертизе ценности документов Учреждения, подготовка и сдача документов в архив, составлению описи дел, передаваемых на хранение в архив.
  • Контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Директора.
  • Администрирование официального сайта учреждения совместно с отделом информационных технологий.
  • Подготовка презентаций, иных презентационных материалов учреждения.
  • Ведение телефонных переговоров. Администрирование базы данных внешних контактов.
  • Оформление расчетов за нотариально заверенные документы, услуги почтовой связи.
  • Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей.
  • Своевременное информирование Директора об исполнительской дисциплине.
  • Полная travel-поддержка.
  • Выполнение иных поручений Директора в рамках своей компетенции.


Требования:

  • Высшее профессиональное образование.
  • Опыт работы помощником руководителя от 5-ти лет.
  • Знание работы с документооборотом, опыт работы в электронном документообороте Правительства Москвы приветствуется.
  • Знание английского языка на уровне AdvancedОБЯЗАТЕЛЬНО!
  • Знание ПК (MS Office, Excel, PowerPoint и т.д.) на уровне продвинутого пользователя.
  • Высокая скорость печати, владение слепым методом печати приветствуется.
  • Грамотная устная и письменная русская речь обязательно.
  • Умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма.
  • Системное мышление, структурированность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, активность, пунктуальность, внимательность.
  • Хорошие организаторские способности, коммуникабельность, ответственность, исполнительность.
  • Личные качества: ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации.


Условия:

  • Уровень оплаты обсуждается на собеседовании
  • Оформление в соответствии с ТК РФ
  • График работы 5/2, с 09:00 до 18:00 (час перерыва на обед)

Адрес

Москва, Вознесенский переулок, 20с2, м. Тверская
Показать на карте
­

Тип занятости

Полная занятость, полный день
Вы откликаетесь на вакансию в другой стране

Страна размещения вакансии — Россия.

В резюме не указано, что вы готовы туда переехать.

Все равно откликнутьсяНе откликаться
Отклик направлен работодателю
Сопроводительное письмо к отклику
Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено
Произошла ошибка, попробуйте ещё раз
Дата публикации вакансии
Рекомендуем