Специалист (делопроизво‎дство/помощник филиала)Вакансия в архиве

Уровень зарплаты
з/п не указана
Город
Санкт-Петербург, Маяковская, Площадь Восстания
Требуемый опыт работы
1–3 года

Обязанности:

  • Организация и ведение делопроизводства и документооборота в филиале (бумажный, безбумажный в ЕОСДО)
  • Архивариус
  • Работа с Почтовыми службами: Пони Экспресс, Почта России, Фельдъегерская служба:
  • Все вопросы, связанные с Почтовыми службами (получение/отправка корреспонденции);
  • Формирование Реестра к отправке документов;
  • Ведение базы данных по отправке/получению корреспонденции;
  • Работа с почтовым ящиком в БЦ "Сенатор" (сбор корреспонденции, распределение);
  • Отправка документов в Канцелярию Атомпроекта.
  • Электронный документооборот в Корпоративной информационной системе Госкорпорации Росатом ЕОСДО:
    • поддержание в актуальном состоянии Номенклатуры дел;
    • ведение оперативного Архива (по Инструкции);
    • ведение документооборота филиала (письмо, СЗ, приказ, распоряжение, протокол, заявка и т.п.);
    • формирование электронных отчетов.
  • Ведение реестров передачи документов.
  • Ведение Номенклатуры дел.
  • Опись, подшивка и формирование дел.
  • Ознакомление сотрудников филиала с документами:
    • импорт документа из ЕОСДО;
    • рассылка документов (скан) по электронной почте заинтересованным сотрудникам в соответствии с резолюцией директора филиала;
    • подготовка, контроль, сбор подписанных сканов листов ознакомления по площадкам филиала, подшивка в дело;
    • организация ознакомления с оригиналом документа (оригинал подписи).
  • Шаблоны:
    • поддержание в актуальном состоянии шаблона филиала (исходящее письмо филиала);
    • по запросу сотрудников предоставление им шаблонов.
  • Обучение.
  • План обучения:
    • сбор потребностей по обучению с руководителей подразделений;
    • составление графика/плана обучения на год в рамках утвержденного бюджета;
    • исполнение плана обучения, ежеквартальные отчеты по запросу департамента по работе с персоналом.
  • Своевременное оформление Заявки на обучение.
  • Оформление и ведение ученических договоров.
  • Организация успешного прохождения обучения сотрудников филиала.
  • Контроль и обеспечение обратной связи по обучению.
  • Ведение отчетной ежеквартальной документации по обучению (план-факт обучения).
  • Организация прохождения в филиале практики студентов:
    • организация практики в соответствии с регламентом;
    • заключение договоров с ВУЗами в соответствии с ЕОСЗ;
    • оформление приказа на прохождение практики, назначение ответственного/куратора;
    • составление отчета о прохождении практики.
  • Сбор информации для определения потребностей (например, закупка канцелярии), электронный опрос/сбор необходимой информации/данных от сотрудников филиала.
  • Организация/отмена доступа сотрудников филиала к Корпоративным информационным системам Госкорпорации Росатом (полный цикл от инициации потребности до проверки, что доступ появился/отменен):
    • определение потребности;
    • оформление Листа исполнения/Заявки;
    • отправка на 1111 (центр поддержки);
    • извещение сотрудника об изменениях/проверка доступа.
  • Организация получения/обновления Электронной подписи:
    • получаем оригиналы документов от сотрудников (заявление и доверенность), проверять, подписывать у директора филиала, распечатывать копии паспортов и СНИЛС работников, заверять копии;
    • получать ключи электронной подписи при наличии печати филиала, передать ответственному сотруднику;
    • подписанный сертификат отправлять на Корпоративный удостоверяющий центр почтой.
  • Бухгалтерские отчетные документы (ежемесячные) по Контрагентам, взятым на обслуживание (по доходным договорам):
    • Создавать в 1С ERP комплекты отчетных документов;
    • Через Captiva создавать Сделки;
    • Проверять/дорабатывать/закрывать Сделки в ЕОСДО;
    • Оформлять "Отчеты Исполнителя" (получать от отдела прикладных систем);
    • Оформить сопроводительное письмо на отправку комплектов документов;
    • Распечатать, согласовать, подписать комплекты отчетных документов;
    • Отправить комплект документов (скан по e-mail + оригинал) Контрагентам;
    • Вести актуальную базу знаний.
  • Исполнение поручений директора филиала, заместителя директора филиала

Требования:

  • Знание программного обеспечения:
    • Операционная система Windows
    • MS Office
    • 1C ERP (создание первичных отчетных бухгалтерских документов)
    • Internet
  • Знания, навыки, личностно-деловые качества::
    • Широкий кругозор в области ИТ-технологий.
    • Работа в команде.
    • Ориентация на клиента.
    • Быстрая обучаемость.
    • Декомпозиция задач и четкое планирование, с определением контрольных точек и получаемых результатов на каждом этапе.
    • Навыки организации контроля исполнения задач.
    • Управление рисками/проблемами/изменениями.
    • Системное и стратегическое мышление.
    • Ориентация на результат
    • Планирование и организация деятельности.
    • Работа в команде.
    • Эффективная коммуникация.
    • Ответственность.
    • Внимательность и аккуратность.
    • Нацеленность на результат.


Условия:

  • Работа в стабильной известной компании.
  • Карьерный рост.
  • Официальное трудоустройство по ТК РФ.
  • Оплачиваемый больничный, отпуск 28 дней, ДМС.
  • Премирование по итогам года.
  • График 5/2 с 9-00 до 18-00.
  • Заработная плата по результатам собеседования
  • Адрес: Санкт-Петербург, 2-я Советская улица

Адрес

Санкт-Петербург, 2-я Советская улица, 7, м. Маяковская, м. Площадь Восстания
Показать на карте
­

Тип занятости

Полная занятость, полный день
Дата публикации вакансии
Рекомендуем

Вакансия в архиве