Офис-менеджер/ад‎министратор офисаВакансия в архиве

Уровень зарплаты
от 63 000 руб. до вычета НДФЛ
Город
Москва
Требуемый опыт работы
1–3 года

ООО "Кьези Фармасьютикалс", представляющее интересы итальянской фармацевтической компании "Chiesi" в России, приглашает на работу в Административный департамент Администратора:

!!! Обращаем внимание соискателей, что вакансия предусматривает срочный трудовой договор до сентября 2019 года (на период отсутствия основного сотрудника)

Рассматриваем кандидатов с опытом работы в качестве офис-менеджера и со знанием английского языка.

Основные обязанности:

  • Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ, прием и распределение: канцелярии, продуктов, мебели и пр. расходных материалов и товарно-материальных ценностей)
  • Работа с поставщиками (ведение переговоров, оформление заявок на расход и счетов на оплату, сбор закрывающих документов)
  • Организация корпоративных мероприятий, тренингов
  • Документооборот, в том числе письменный перевод несложных документов, архивирование документов
  • Делопроизводство (регистрация входящей и исходящей корреспонденции)
  • Отслеживание состояния офиса, рабочих мест (мелкие неисправности, мелкий ремонт), контроль по устранению неполадок, взаимодействие со службами БЦ, техническими службами
  • Организация командировок для сотрудников офиса (заказ билетов, гостиниц, трансферов, оформление приказов)
  • Печать, копирование, сканирование документов для сотрудников офиса
  • Координация работы секретаря на ресепшен, курьера, уборщицы
  • Подготовка официальных писем
  • Административная поддержка руководителя компании (протоколирование совещаний, подготовка авансовых отчетов, отчетов о визитах)
  • Организация новых рабочих мест
  • Ведение деловой переписки
  • Взаимодействие с сотрудниками компании. Активная координация всех информационных потоков компании

Дополнительные обязанности (на время отсутствия секретаря на рабочем месте, на время замещения на период отпуска/болезни):

  • Прием и распределение звонков (мини-АТС)
  • Встреча посетителей, заказ пропусков
  • Взаимодействие с курьерскими службами (прием и отправка документов)
  • Поддержание порядка в переговорных комнатах и местах общего пользования
  • Ведение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение
  • Организация поздравлений в дни рождения сотрудников
  • Обработка авансовых отчетов сотрудников (сортировка документов)

Требования:

  • Опыт работы на аналогичной должности не менее 1 года
  • Образование среднее специальное/высшее
  • Умение работать в режиме многозадачности
  • Грамотная устная и письменная речь, ответственность, исполнительность, коммуникабельность, доброжелательность
  • Умение работать с мини-АТС, оргтехникой
  • Знание ПК: MS Office (уверенный пользователь)
  • Умение работать в 1С (приветствуется)
  • Английский язык не ниже Intermediate
  • Знание делового и телефонного этикета
  • Знание документооборота

Мы предлагаем успешным кандидатам:

  • Срочный трудовой договор до сентября 2019 года (на период отсутствия основного сотрудника);
  • Благоприятную атмосферу для работы и дружный коллектив;
  • Конкурентоспособную заработную плату;
  • Годовой бонус в общем размере до 15% от годового оклада;
  • Возможность профессионального и карьерного роста, обучение и развитие;
  • Полный соц. пакет, гарантированный законодательством;
  • Мобильный телефон и компьютер (согласно политикам компании);
  • Добровольное медицинское страхование;
  • Страхование от несчастных случаев, страхование жизни;
  • Участие в программе «Гибкая льгота» (возмещение затрат на спорт, медицину или образование);
  • Участие в программе «Долгосрочной мотивации сотрудников» (получение бонусов за стаж работы в Кьези);
  • Дополнительные виды отпусков;
  • Доплаты до 100% оклада по листку нетрудоспособности;
  • Ежегодный пересмотр заработной платы.

Ключевые навыки

Английский языкПользователь ПКДелопроизводствоОбеспечение жизнедеятельности офиса1С: ДокументооборотМини-АТСДеловой этикет

Тип занятости

Полная занятость, полный день

Вакансия в архиве