У вас слишком много отобранных вакансий. Вам нужно удалить ненужные вакансии из списка отобранных, чтобы добавить ещё одну.

Удалить самую старую вакансию и добавить эту

Отменить

Специалист Департамента административной поддержки

Уровень зарплаты
от 65 000 до 65 000 руб. до вычета НДФЛ
Город
Москва
Требуемый опыт работы:
1–3 года

Крупная международная компания приглашает в свой дружный коллектив Специалиста Департамента административной поддержки

Обязанности:

1. Обеспечение документооборота Компании в соответствии с установленными в Компании стандартами: входящая и исходящая корреспонденция, учет, хранение,

архивирование документов.

2. Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Департамента административной поддержки.

3. Тревл-поддержка сотрудников и партнеров Компании: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, приглашений

4. Обеспечение сотрудников Компании средствами оргтехники, канцелярскими, хозяйственными товарами и продуктами питания;

5. Организация новых рабочих мест, обеспечение переездов;

6. Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования,инженерных коммуникаций, сантехники, офисной мебели. При выявлении

неисправностей – устранение их в кратчайшие сроки.

6. Организация учета, хранения и рационального использования (расходования) материалов и средств Компании, проведение инвентаризации материальных ценностей;

7. Своевременное предоставление отчетности;

8. Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг в рамках функции, исходя из принципа экономической целесообразности и оптимизации расходов, заключение договоров купли-

продажи, поставки, подряда и договоров на оказание услуг, проведение экспертизы содержания проектов договоров, курирование вопросов согласование проектов договоров

в СЭД, своевременное предоставление установленной в Компании документации и отчетности по приобретенным товарам и оказанным услугам в отчетном периоде;

9. Ведение делопроизводства в рамках функции, работа с бухгалтерскими документами;

10. Организация рабочих встреч, корпоративных мероприятий (материально-техническое обеспечение, организация фуршетов, декораций, оповещение участников о времени, месте

проведения мероприятий, повестке дня и т.д).

11. Осуществление непрерывного контроля за функционированием региональных офисов Компании, их материально-хозяйственным обеспечением, поиск помещений в регионах по

мере необходимости, проведение ремонтов, взаимодействие с региональными арендодателями и т.д;

12. Взаимодействие с арендодателями по вопросам эксплуатация офисов (Москва, регионы), своевременного продления договоров, оплаты счетов, предоставления

закрывающих документов в бухгалтерию.

13. Проведение ремонтных работ в помещениях Компании с привлечением специализированных подрядных организаций, ведение коммуникации с представителями

бизнес-центров по вопросам проведения ремонтных работ, ответственность за результат.

Специалист Департамента административной поддержки обязан:

1. Действовать в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами;

2. Обеспечивать сохранность коммерческой тайны Компании;

3. Выполнять распоряжения руководителя Департамента административной поддержки в соответствии с обозначенными руководителем сроками;

4. Соблюдать правила и сроки подготовки документов;

5. Обеспечивать сохранность документов;

6. Соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и

клиентами.

Требования:

1. Высшее образование, желательно экономическое

2. Обязателен опыт работы в административной сфере не менее 2 лет

3. Знание стандартов делопроизводства

4. Знание требований законодательства к заполнению первичных учетных документов.

5. Знание принципов разработки, хранения и согласования документов.

6. Знание программ: MS Office (Word, Excel), СЭД Claris

7. Знание английского языка уровень upper intermediate;

8. Высокий уровень ответственности, самостоятельности, стрессоустойчивость, умение работать с большим количеством информации, параллельно выполнять несколько задач, аналитический склад ума.

Тип занятости

Полная занятость, полный день
Дата публикации вакансии
Рекомендуем
Посмотрите другие вакансии из проф. областей