Обязанности:

• Полное жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии, хозяйственных товаров);
• Закупка продуктов для руководства и сотрудников (1 раз в месяц);
• Прием посетителей, заказ пропусков;
• Чай, кофе для руководства и гостей;
• Прием, распределение входящих/исходящих звонков;
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• Работа с оргтехникой (сканирование и копирование документов);
• Подготовка документов для руководителей отделов, выполнение поручений;
• Заказ и бронирование Авиа /ЖД билетов;
• Выполнение поручений руководства
• Организация делопроизводства компании;
• Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений в соответствии с разработанной и установленной системой хранения документов; обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности документов;
• Разработка номенклатуры дел, проверка правильности их формирования и оформления при передаче в архив;
• Ведение протоколов совещаний руководителей проектов, составление решений, актов и распоряжений по вопросам деятельности отдела;
• Подготовка материалов для внутренней и внешней переписки;
• Отслеживание поручений руководителя, ведение реестра задач;
• Взаимодействие (общение) с третьими лицами с целью получения необходимых для делопроизводства документов;
• Выполнение других поручений руководства (поиск и формирование разнообразной информации по запросу руководства. При необходимости сходить/съездить с/за документами).
• Сбор подписей сотрудников на внутренних документах (приказы, авансовые отчеты, расчетные листки и т.д.);
• Подготовка и заполнение стандартных форм документов, формирование комплектов документов;
• Отправление по запросам контрагентов необходимых документов, заполнение анкет, деловая переписка; административная поддержка офиса;
• Подшивка документов в архивные папки для сдачи в архив;

Требования:

• Навыки ведения документооборота;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Опыт работы в данной сфере не менее года;
• Знание компьютера - офисные программы, интернет, электронная почта;
• Ответственность;
• Коммуникабельность;
• Пунктуальность;
• Презентабельный внешний вид, грамотная речь, позитивный взгляд и доброжелательность к людям, активная жизненная позиция
• Знание основ делопроизводства
• Грамотная устная и письменная речь
• Умение выстраивать приоритеты при выполнении задач
• Знание офисных программ на уровне опытного пользователя (MS Office, 1C и пр)

Условия:

• График работы 5/2
• с 10:00 - 19:00