Секретарь руководителя

до 100 000 руб. до вычета налогов

Требуемый опыт работы: 1–3 года

Полная занятость, полный день

Обязанности:
  • -устанавливать цели, определять иерархию целей;-определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;

  • оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;

  • выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;

    - обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;

    - вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;

    - расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;

    - выбирать оптимальный ритм работы;

    - применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами;

    - вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;

    -вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;

    - сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;

    - использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

    - соблюдать правила делового этикета и протокола;

    - оформлять авансовые отчеты руководителя;

    - организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;

    - оформлять командировочные документы;

    - обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;

    - обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;

    - применять способы делового общения;

    - использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки, для передачи поручений руководителя;

    - организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;

    - управлять конфликтами;

    - учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;

    - использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

    - создавать положительный имидж организации;

    - принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

    - обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;

    - вести сроковую картотеку;

    - вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя;

    - работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;

    - использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;

    - оценивать результаты в рамках поставленных задач;

    - осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

    - создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;

    - применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;

    - оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;

    - осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;

  • использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

  • анализировать причины невыполнения задач;

Требования:
  • ПК - уверенный пользователь ( Word, Exсel, Интернет).
  • Аккуратность, порядочность, коммуникабельность, пунктуальность, ответственность, исполнительность
  • Умение работать в режиме многозадачности
  • Грамотная устная и письменная речь
  • Знание делового этикета
  • Опыт работы секретарем обязателен
Условия:
  • Работа в Федеральном Государственном Бюджетном Учреждении.
    Оформление трудовых отношений в соответствии с ТК РФ (своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц, оплата больничного листа, предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска).
    Режим работы: с 9.00 до 17.40, пят.-до 16.50 (5 дн/нед), 5-7 минут от метро
  • Полный рабочий день

Ключевые навыки

Планирование рабочего дня руководителя
Исполнение личных поручений руководителя
Делопроизводство
Организация встреч
Организация работы приемной

Вакансия опубликована 5 июля 2020 в Москве

Похожие вакансии