Помощник Генерального директора

з/п не указана

Требуемый опыт работы: 1–3 года

Полная занятость, полный день

Обязанности:
  • Административная поддержка Генерального директора: ведение календаря, планирование и организация внешних и внутренних встреч;
  • Сбор, проверка корректности и передача документов на подпись Генеральному директору, распределение подписанных документов инициаторам;
  • Своевременное отслеживание выполнения закрепленных за сотрудниками действий и поручений Генерального директора;
  • Протоколирование еженедельных собраний Управляющего Комитета Компании, сбор материалов от презентующих, составление повестки дня, ведение списка согласованных действий (action log);
  • Протоколирование иных встреч и собраний при необходимости;
  • Подготовка и организация согласования и подписания различных документов – приказов, служебных записок, внутренних административных политик Компании, договоров;
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией Компании, а также с входящими звонками;
  • Оформление служебных расходов Генерального директора;
  • Участие в оформлении и организация командировок в Компании, в т.ч. покупка билетов, бронирование отелей, оформление виз, назначение встреч и подготовка презентаций к ним;
  • Организация / Регистрация участия Генерального директора во внешних мероприятиях, заседаниях и конференциях; административная поддержка участия Генерального директора в профессиональных ассоциациях и комитетах;
  • Сбор, хранение, рассылка и размещение в общем доступе материалов по различным собраниям, заседаниям, мероприятиям;
  • Подготовка слайдов / различных презентаций Генерального директора, в том числе для заседаний Совета директоров и иных внутренних и внешних мероприятий и встреч;
  • Организация визитов иностранных коллег в Россию, в т.ч. при необходимости бронирование отелей, ресторанов, помещений для мероприятий, подготовка приглашений на визу;
  • Участие в организации корпоративных мероприятий и праздников, внутренних и внешних коммуникаций Компании;
  • Взаимодействие с хозяйственными поставщиками и офисным арендодателем по административным вопросам;
  • Выполнение функций секретаря ресепшн в её отсутствие (во время отпуска, больничного, обеденного перерыва и т.п.);
  • Встреча гостей Компании, чай/кофе/вода;
  • Выполнение иных административных задач по запросу Генерального директора.
Требования:
  • Высшее / незаконченное высшее образование;
  • Знание английского языка не ниже Upper-Intermediate;
  • Ответственность, исполнительность, аккуратность, инициативность;
  • Грамотная устная и письменная речь;
  • Аналитические способности, навыки систематизации и структурирования информации;
  • Хорошие коммуникативные навыки, готовность работать в команде, дипломатичность;
  • Уверенный пользователь ПК и MS Office, в т.ч. PowerPoint и Outlook;
  • Опрятность, деловой внешний вид;
  • Опыт работы с документацией (приказы, счета, акты и т.п.) - как преимущество;
  • Опыт работы на позиции Помощника руководителя - как преимущество;
Условия:
  • Официальное трудоустройство;
  • Заработная плата - обсуждается индивидуально;
  • Расширенный социальный пакет (ДМС включая детей, страхование НС, ВЗР, частичная компенсация питания, оплата больничных и отпусков сверх законодательства);
  • Расположение: м.Павелецкая, современный офис.

Ключевые навыки

Английский — C2 — В совершенстве
Организация деловых поездок
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Планирование рабочего дня руководителя
Делопроизводство
Деловая переписка
Английский язык
MS PowerPoint
Организация мероприятий
Организаторские навыки
Подготовка презентаций
Протоколирование

Адрес

Москва, Космодамианская набережная, 52с3
Показать на большой карте

Вакансия опубликована 27 января 2021 в Москве

Похожие вакансии