Помощник первого заместителя директора

Принимать поступающую в Учреждение корреспонденцию для первого заместителя директора. Осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в Учреждении порядком, передать ее после рассмотрения первым заместителем директора в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.Контроль качества подготовки представляемых на подпись первому заместителю директора документов, в частности, на предмет их корректного составления, надлежащего согласования утверждения необходимым числом лиц в соответствии с требованиями локальных нормативных актов Учреждения.

Отправлять документацию по адресатам, доводить принятые первым заместителем директора решений до непосредственных исполнителей.

Обеспечение печатания и размножения служебных документов.

Обеспечение сохранности документов.

Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции, поступающей первому заместителю директора, осуществление контроля своевременного соблюдения сроков исполнения документов

Осуществление при необходимости оперативной связи с физическими и юридическими лицами, исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам текущей деятельности (телефон, факс и т.п.).

Обеспечение приема телефонных звонков, соединения первого заместителя директора с абонентами, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи.

Сбор необходимых первому заместителю директора сведений от подразделений, работников, вызов их по его поручению.

Обеспечение рабочего места первого заместителя директора необходимыми средствами организационной и вычислительной техники, канцелярскими принадлежностями, инвентарем в соответствии с установленным в Учреждении порядком.

Организация приема посетителей первым заместителем директора.

Бронирование гостиничных номеров и закупка проездных документов для командировок первого заместителя директора.

Владение персональным компьютером на уровне опытного пользователя, уверенное пользование программными продуктами Microsoft Office, владение средствами коммуникации
и связи.

Место работы: ул. Маяковского, ст. м. «Площадь Восстания», «Чернышевская».

Режим работы понедельник – четверг с 9.00 до 18.00, пятница – с 9.00 до 17.00.

Оформление по ТК РФ (отпуск 28 дней).