Референт заместителя генерального директора
Уровень дохода не указанТребуемый опыт работы: 1–3 года
Полная занятость, полный день
Обязанности:
- Ведение документооборота между ЗГД и структурными подразделениями Общества, в т.ч. в 1С:Документооборот: принимать, фиксировать, передавать на рассмотрение и просматривать документы, возвращать неверно оформленные документы на доработку инициаторам; уточнять, информировать о сроках подписания документов.
- Осуществление проверки документов, поступающих на подпись ЗГД, на правильность оформления в соответствии с действующим в Обществе порядком, на соответствие согласованной версии документа, на полноту согласования.
- Регистрация исходящих писем ЗГД, сканирование, сохранение скан-копии в СЭД, отправка адресатам, уточнение входящих номеров у контрагентов и контактов назначенных исполнителей.
- Обработка документов, поступающих на имя ЗГД, в т.ч. в 1С:Документооборот.
- Ведение рабочего графика ЗГД.
- Организация совещаний, встреч, ВКС с участием ЗГД, подготовка материалов к совещаниям, информирование участников о времени, месте и повестке. Бронирование переговорных помещений.
- Составление протоколов совещаний, формирование архива протоколов ЗГД.
- Контроль исполнения и соблюдения сроков исполнения поручений, выданных ЗГД, выданных в адрес ЗГД, а также решений совещаний.
- Информирование ЗГД о статусе исполнения поручений, переносах сроков, причинах. Подготовка еженедельной сводной документированной информации по блоку ЗГД о причинах неисполнения, исполнения с нарушением сроков поручений и задач в 1С:Документооборот.
-
Ведение конфиденциального документооборота ЗГД.
-
Подготовка документов и материалов для работы ЗГД в соответствии с установленным в Обществе порядком.
- Подготовка презентаций в MS PowerPoint.
- Осуществление подготовки документов для служебных командировок.
- Осуществление работы, связанной с посетителями руководства (встреча, кофе-брейк), заказ необходимых ТМЦ в приемную ЗГД.
- Сканирование документов, составление писем, реестров.
- Обеспечение приема гостей ЗГД, встреча гостей ЗГД на ресепшен, распределение входящих телефонных звонков.
- Обеспечение взаимозаменяемости работников отдела документационного обеспечения, в т.ч. работника в зоне ресепшен (на время его отсутствия).
- Высшее образование.
- Опыт работы в сфере секретариата, протокола, документационного обеспечения от двух лет.
- Знание нормативных документов по делопроизводству.
- Педантичность в работе с документами. Корректное обращение с конфиденциальной информацией.
- Умение работать в системах электронного документооборота, базах данных. Опыт работы в 1С:Документооборот будет являться преимуществом.
- Грамотная устная и письменная речь. Отличное знание правил грамматики, орфографии и пунктуации русского языка, норм делового этикета.
- Умение работать с высокой скоростью в условиях многозадачности, адаптироваться к быстроизменяющимся условиям деловой среды.
- Корректность в общении.
- Умение самостоятельно расставлять приоритеты при решении задач, оптимально распределять время и рабочую нагрузку.
- Место работы: Санкт-Петербург, Московский проспект, дом 151, корп.2 (станция метро "Электросила").
- Оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ, полностью белая заработная плата.
- Социальный пакет (ДМС, включая стоматологию и госпитализацию).
- Пятидневная рабочая неделя (с 9.00 до 18.00, перерыв на обед 45 минут). В пятницу – сокращенный день на 1 час 15 минут.
Задайте вопрос работодателю
Он получит его с откликом на вакансию
Где располагается место работы?Какой график работы?Вакансия открыта?Какая оплата труда?Как с вами связаться?Другой вопрос
Вакансия опубликована 30 мая 2024 в Санкт-Петербурге
Отзывы о компании
4,0очень хорошо
Оценка Dream Job
75%
Рекомендуют
Ваши отзывы помогают людям принимать взвешенные карьерные решения
Что говорят сотрудники
Преимущества и льготы
- 4Своевременная оплата труда
- 4Наличие кухни, места для обеда
Главный специалист отдела продаж
Май 2024
Условия. Заработная плата. Близость к дому. Руководство. Коллектив
Войдите, чтобы увидеть все отзывы
ВойтиПохожие вакансии
Помощник руководителя
Опыт 3-6 лет
Опыт 3-6 лет
Организацию переговоров, совещаний руководителя, консолидацию информации, подготовку информационных материалов, протоколирование (при необходимости). Прием, передачу на рассмотрение руководителю поступающих документов на...
Высшее образование. Опыт работы по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя. Знание типовых офисных программ, знание систем электронного документооборота, уверенное...
Референт
Опыт 1-3 года
Опыт 1-3 года
Административная поддержка руководителя, в т.ч. выполнение личных поручений. Контроль сроков, результата поставленных задач, трансляция результатов Руководителю. Взаимодействие с подразделениями...
Высшее образование. Опыт работы на позиции бизнес-ассистента, административного помощника руководителя от 1 года. Опыт работы с ЭДО, таблицами excel.
Отклик без резюме
Ведущий специалист отдела организационного обеспечения/Помощник руководителя
Опыт 3-6 лет
Опыт 3-6 лет
Прием поступающих к руководству документов, передача на рассмотрение. Направление ответственным исполнителям в соответствии с резолюциями руководителя. Проверка документов, поступающих на...
Образование высшее. Опыт работы в качестве секретаря/помощника начальника юридического отдела. Знание ПК: на уровне опытного пользователя Word, Excel, PowerPoint...
Откликнитесь среди первых
Секретарь-референт / ассистент первого лица
Опыт 3-6 лет
Опыт 3-6 лет
Обеспечение документооборота: прием, учет, регистрация, контроль исполнения документов. Информационно-справочное обслуживание. Обеспечение сохранности документов. Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования...
Опыт административной поддержки руководителя топ-уровня - от 2х лет. Отличное знание делопроизводства, опыт работы с документами. Продвинутый уровень знания...
Секретарь руководителя
Опыт 3-6 лет
Опыт 3-6 лет
ООО СЕВЗАПВНИПИЭНЕРГОПРОМ•Работодатель онлайн
Санкт-ПетербургСадовая и еще 1
Санкт-Петербург•Садовая и еще 1
Работодатель онлайн
Обеспечение работы приёмной. Организация совещаний. Выполнение поручений руководителя. Распределение звонков. Работа с оргтехникой. Работа в электронном документообороте: Outlook, ELMA365.
Высшее образование. Релевантный опыт от 3 лет. Внимательность, высокий уровень ответственности и организованности. Умение работать в режиме многозадачности.
Секретарь руководителя (Кап. строительство)
от 50 000 ₽ до вычета налоговОпыт 1-3 года
от 50 000 ₽ до вычета налогов
Опыт 1-3 года
ФГБОУ ВО Санкт-Петербургский государственный университет•Работодатель онлайн
Санкт-Петербург
Санкт-Петербург
Работодатель онлайн
1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. 2. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами. 3. Организация работы с...
1. Образование высшее. 2. Знание делового этикета. 3. Навыки ведения переговоров. 4. Приветствуется опыт работы на административной должности по специальности...
Откликнитесь среди первых