Специалист по документообороту

Обязанности:

1. Регистрация входящей и исходящей документации
2. Ведение реестров
3. Загрузка входящих и исходящих писем в 1С
4. Работа в 1С документооборот.
5. Прием и учет входящих заказов на производство
6. Передача заказов на рассмотрение специалистам
7. Ведение деловой переписки
8. Подготовка и заполнение опросных листов, бланков, спецификаций.
9. Ведение базы в 1С и CRM данных организации
10. Обучение новых специалистов работе в базе организации
11. Контроль за обработкой поступивших заявок.
12. Контроль работы орг. техники, компьютеров и т.д.
13. Оформление заявок на закуп для согласования договора.
14. Заключение договоров с поставщиками на оказание услуг.
    -Согласования договора у всех подписантов в неакторе (юрист, бухгалтер, аудит, финансист)
15. Составление и оформление приказов в рамках своей деятельности:
    -составление приказа и служебную записку;
    - подписание приказа и служебную записку;
    -курирование отгрузок с бухгалтерией;
    - подготовление документации по приказам для сдачи в бухгалтерию для отчётности.
16. Поддержание связи с контрагентами касаемо оплат и закрытия месяца
    -контроль правильности выставления документа;
17. Оформление заявок на оплату:
    -согласование оплат по счет-фактурам,
    -согласование предоплат по договорам.
    -отслеживание статус оплат и контроль движения заявки на оплату по стадиям маршрута, решение вопросов.
18. Заполнение данных в базе по всем видам продукции и по всем статьям.
    -Заполнения данных по счет-фактурам;
    -Ведение баз данных договоров для отслеживания и отчетности.
19. Подготовка плана оплат по всем контрагентам для финансового отдела и контроль за их проведением.
20. Составление ежеквартального отчета по контрагентам:
    -сбор актов по отгрузкам с бухгалтерии согласно приказам;
    -заполнения данных по актам приема-передач;
    -выгрузка всех согласованных счет-фактур, акт выполненных работ и ТТН;
    -подготовка и сбор данных по платежному поручению для казначейства в системе 1С;
    -проверка и заполнения расходов по брендам и статьям согласно счет-фактурам;
    -и спонсорские договора
    -запрос данных по себестоимости продукта у финансиста и заполнения этих данных в отчетах.
21. Прием, проверка, регистрация и сканирование документов;
22. Ведение электронного архива;
23. Сбор, обработка и архивирование оригиналов документов поставщиков;
24. Оказание методической помощи в поиске необходимых документов.
    -Проверка и выгрузка остатков ТМЦ по складам в системе 1С
    -Подготовка актов списания.
25. Осуществление приёма входящих телефонных звонков и оказание консультации в рамках своей деятельности;
26. Выполнение поручений руководителя отдела в составлении отчетов по оплатам и т.д.;
27. Работа в системах faktura.uz, soliq.uz, didox.uz (выгрузка документов, отправка писем в в рамках своей деятельности отдела); Юнискан/ГС1 Рус; Честный знак; Меркурий.
    Работа с ЭДО (Контур Диадок, СБИС) по отправке и обработке первичной документации
    • Задачи в JIRA по отправке/ переотправке документов
    • Регистрация входящей и исходящей документации в 1С: Документооборот
    • Организация отправки документов курьерской службой / почтой РФ
28. Сканирование документов. Распределение документов по отделам. Организация подписания документации. Организация отправки документации. Занесение в Битрикс счетов, договоров. Подготовка актов ГПХ.
    Взаимодействие со смежными отделами (бухгалтерия, отдел кадров, юридический департамент, отдел безопасности). Заказ пропусков, заказ канцелярских принадлежностей, воды, продуктов питания, мебели. Общение с управляющей компанией в офисе(коммуникация по всем возникающим вопросам с арендодателем, урегулирование вопросов).

Условия:

Работодатель предоставляет оргтехнику (ноутбук/компьютер, телефон, симкарта)

Командировки оплачиваются (проживание, транспорт, суточные)