Статьи

Нанять почти 400 сотрудников за 4 недели: алгоритм массового подбора

Массовый подбор проходит успешно, если он хорошо распланирован. Если необходимость в нем возникает экстренно, это всегда вызов для HR-службы. Но и такую задачу можно решить, если правильно использовать инструменты. Марина Ярцева, директор департамента по управлению персоналом «ОСГ Рекордз Менеджмент», поделилась опытом как запланированного, так и внезапного массового подбора.
Нанять почти 400 сотрудников за 4 недели: алгоритм массового подбора
Марина Ярцева, директор департамента по управлению персоналом «ОСГ Рекордз Менеджмент»

Условия задачи по найму

Компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» предоставляет услуги архивной обработки (в том числе цифровой) документов и архивного хранения, ее архивные хранилища расположены в 29 городах России, и на постоянной основе в компании работает около 1300 сотрудников.

Обычно компания ведет массовый подбор специалистов по обработке документов. Их задача — разобрать и систематизировать поступившие от клиента документы по определенному стандарту, отсканировать их, загрузить в электронный архив. Позиция не предполагает каких-то специальных знаний: нужны просто внимательные, ответственные люди с хорошей скоростью печати, знакомые с программами MS Office и уже умеющие пользоваться оргтехникой или способные быстро этому обучиться.

В компании всегда составляют план массового подбора на год вперед, исходя из общей годовой бизнес-стратегии компании, и ежемесячно или ежеквартально вносят корректировки.

Летом 2018 года для временного крупного проекта по обработке документов одного из клиентов понадобилось сверх обычного плана нанять за 4 недели почти 400 человек в 19 городах России. Людей искали на срочный трудовой договор — на полгода.

Как построен запланированный массовый подбор

Стандартная схема запланированного массового подбора персонала включает в себя несколько этапов, и обычно, по словам Марины Ярцевой, директора департамента по управлению персоналом «ОСГ Рекордз Менеджмент», на подготовительный этап может уйти недели три и более.

Нанять почти 400 сотрудников за 4 недели: алгоритм массового подбора

1. Подготовительный этап: оценка рынка

На этом этапе проводится оценка локального рынка труда в каждом городе, где будет вестись подбор. Нужно разобраться:

  • приблизительно сколько кандидатов есть на этом рынке;
  • какая конкуренция (сколько вакансий размещают компании, которые тоже массово набирают на похожие позиции);
  • зарплатные ожидания соискателей;
  • ожидаемые и преимущественные условия работы, характерные для данного региона.

«Нужную информацию можно искать в открытых источниках, а можно провести более тщательные и дорогие маркетинговые исследования, самостоятельно либо с привлечением сторонних исполнителей, — объясняет Марина Ярцева. — Мы, например, пользуемся для сбора информации открытыми данными из базы резюме на hh.ru, плюс сами «руками» ищем и изучаем на hh.ru вакансии с похожими требованиями и резюме подходящих кандидатов. Основной объем информации давно собран, но мы его проверяем на актуальность ежемесячным мониторингом».

Полученную информацию надо сопоставить с внутренними требованиями и возможностями компании. «Иногда по результатам изучения рынка труда в конкретном регионе необходимо пересмотреть и скорректировать зарплату, систему оплаты труда, название вакансии и даже описание компании в вакансии», — говорит Марина.

2. Составление аватара кандидата

Аватар кандидата — это не профиль должности, а описание образа идеального кандидата, не только его квалификации, но и основных черт характера, мотивации, жизненных интересов.

Хорошо составленный аватар помогает в дальнейшем правильно построить коммуникацию с целевой аудиторией и распланировать медиакампанию. Важно всё: как формулировать текст вакансии или рекламы, какие каналы продвижения использовать. Например, текст вакансии, подходящий для молодежи, вряд ли зацепит кандидатов предпенсионного возраста и наоборот. Если у вас сразу несколько аватаров, то можно разместить вакансию или рекламу на разных площадках, популярных у аудитории, которая подходит под конкретный аватар, а можно ограничиться одной площадкой, на которой собрана широкая аудитория, подходящая под все аватары сразу.

Практика составления аватаров кандидатов пришла в сферу рекрутинга из маркетинга — так маркетологи составляют портрет клиента. Поэтому, если нет опыта составления аватара, можно попросить помощи у коллег-маркетологов.

«Хорошо составленный аватар помогает изначально сгенерировать поток откликов от подходящих кандидатов, чтобы выбирать сотрудников сразу из их числа, без траты времени на отсеивание совсем не подходящих резюме из слишком разнообразного потока», — объясняет Марина Ярцева. Она советует при описании аватаров кандидатов ориентироваться на реальных сотрудников компании, уже успешно работающих на тех же должностях, на которые осуществляется подбор.

Для должности специалистов по обработке документов в «ОСГ Рекордз Менеджмент» разработаны три аватара:

  1. Аватар № 1: люди с высшим образованием, безработные, предпенсионного возраста, физически активные, здоровые.
  2. Аватар № 2: студенты очных отделений, с высоким уровнем ответственности, нуждающиеся в заработке, — такие кандидаты подходили для регионов, где предлагался график 2/2.
  3. Аватар № 3: планирующие выход из декрета или только что вышедшие из декрета матери, желающие адаптироваться к рабочему темпу и проявить себя с тем, чтобы получить постоянное место работы. Такие кандидаты подходили для вакансий с графиком работы с 9:00 до 18:00, так как вечером им необходимо забирать детей из садика.

3. Составление медиаплана и размещение

На этом этапе нужно выбрать релевантную площадку для размещения вакансии, продумать текст вакансии, чтобы она была привлекательной для соискателей, и выбрать способы ее продвижения. Например, на одном только hh.ru можно выбрать разные типы вакансий и использовать дополнительные способы привлечения к ним внимания соискателей — в зависимости от исходной ситуации и целей.

«ОСГ Рекордз Менеджмент», по словам Марины Ярцевой, обычно задействует одновременно несколько площадок и способов продвижения: сайты по поиску работы и местные периодические печатные издания, разные виды рекламы, в том числе наружная реклама и реклама в соцсетях, раздача листовок и так далее.

Для подсчета возможной конверсии и затрат на проект Марина советует тоже привлекать помощь коллег из отдела маркетинга — то же самое они делают перед запуском любой рекламной кампании товаров или услуг.

4. Телефонный скрининг, собеседование и оформление

Телефонный скрининг — это первичный обзвон кандидатов до собеседования. Он позволяет быстро отсеять тех, кто точно не подойдет, чтобы не тратить на заведомо напрасную встречу ни их, ни свое время.

Время на сам обзвон тоже можно сократить, если составить скрипты — список обязательных вопросов, расставленных в таком порядке, чтобы на разговор уходило минимальное количество времени.

Например, в «ОСГ Рекордз Менеджмент» рекрутер уточняет по телефону наличие у кандидата всех необходимых документов для трудоустройства и просит его пройти онлайн-тест на скорость печати. Если результаты теста соответствуют минимальным требованиям, кандидат приходит на собеседование с уже полным пакетом документов, необходимых для трудоустройства. Если собеседование проходит успешно, кандидата сразу оформляют. Польза двойная: во-первых, человек уходит домой с уверенностью, что он уже получил работу, и останавливает дальнейшие поиски (меньше вероятность гостинга). Во-вторых, на другой день человек может сразу приступить к работе, не теряя времени на оформление.

Как организовали внеплановый подбор

Когда у компании появилась задача быстро нанять 400 сотрудников для временного проекта, стандартные предварительные этапы удалось пройти быстро благодаря тому, что основная работа по ним уже была выполнена в рамках планового подбора.

Нанять почти 400 сотрудников за 4 недели: алгоритм массового подбора

Как сократили подготовительный этап

Данные о локальном рынке труда по каждому из 19 городов, где нужно было набрать сотрудников, в компании уже имелись — нужно было эти данные только актуализировать, проверить, не изменилось ли что-то (уровень зарплат, например). Это гораздо быстрее, чем собирать информацию с нуля — достаточно отсмотреть 3–4 аналогичные вакансии по каждому городу. Вот почему регулярный мониторинг так важен — в случае срочной задачи он позволит сэкономить время.

Аватары кандидатов и скрипты для обзвона тоже уже были, оставалось только их немного скорректировать с учетом того, что в этот раз сотрудники требовались на временный проект (временная работа привлекательна не для всех).

Чтобы обеспечить быстрый приток откликов на вакансию, использовали сразу несколько площадок размещения, в том числе hh.ru — вакансии «Стандарт», обновляя их раз в 3–4 дня, и поиск по базе резюме. Помочь с составлением подробного медиаплана по всем площадкам и посчитать возможную конверсию попросили отдел маркетинга. В итоге весь подготовительный этап занял всего неделю.

«Оставалось три недели на сам подбор, оформление, вывод на работу и обучение новых сотрудников — то есть на всё то, на что в запланированном режиме у нас уходит месяца три», — рассказывает Марина Ярцева.

Как сократили срок подбора и оформления

Для быстрого массового набора крайне важно не только быстро собрать много откликов, но и очень оперативно их обработать, пока они «горячие». Иначе мощный поток входящих лидов пропадет вхолостую.

Частая проблема рекрутинга: откликов достаточно, но не хватает рук, чтобы их обработать. В итоге до каких-то кандидатов удается дозвониться только через несколько дней, но оказывается, что они уже нашли другую работу, а на назначенные собеседования по той же причине низкая явка.

«Задержка на любом этапе — риск потери кандидата, — объясняет Марина Ярцева. — Поэтому мы обрабатывали отклики непрерывно каждый день, в том числе в выходные (мы заметили, что на наши вакансии довольно активно откликаются в субботу и воскресенье). Учитывали разные часовые пояса в тех городах, где велся подбор. Для этого мы привлекли помощь двух внешних рекрутеров: одна из них начинала работать, когда у остальных рабочий день заканчивался, другая разбирала отклики по выходным. У наших менеджеров работа строилась так: первая половина дня — разбор откликов, вторая — работа с базой резюме. Если во время работы с базой поступали новые отклики, их тоже сразу же обрабатывали».

Остальные этапы тоже сократили: например, при первом телефонном разговоре сразу просили пройти тест на скорость печати, чтобы созвониться снова уже через 15 минут, зная результаты теста.

Завершала процесс отлаженная, как часы, процедура трудоустройства сразу после успешного собеседования. Тут сильно выручил электронный архив документов — эту услугу компания не только предлагает клиентам, но и использует в собственных внутренних процессах.

Результаты

Как и планировалось, проект удалось закрыть за четыре недели. За это время наняли 387 сотрудников. Кстати, 50 из них в дальнейшем оставили на постоянной основе.

Большим успехом Марина Ярцева считает не только сроки, но и стоимость подбора.

«Сначала мы рассматривали вариант закрытия вакансий через кадровое агентство, — признается она. — Но минимальная цена, которую нам предложили, составила 10 000 рублей за одного трудоустроенного кандидата, причем агентства, в которые мы обращались, готовы были браться за проект только при условии, что всех кандидатов будут «закрывать» они. То есть проект стоил бы нам почти 4 млн рублей. Мы решили действовать самостоятельно. По окончании подбора посчитали все фактические затраты и оказалось, что средняя цена закрытия позиции составила 1350 рублей за одного трудоустроенного сотрудника. Это хороший показатель даже для запланированного проекта».

Что касается эффективности источников привлечения кандидатов, то компания предоставила такие цифры.

Нанять почти 400 сотрудников за 4 недели: алгоритм массового подбора

Хотите поделиться своим экспертным опытом поиска и привлечения сотрудников с помощью hh.ru? Пишите нам! Почта: blog@hh.ru.

Вакансии дня

Комментарии