Мы ищем системного и ответственного менеджера, который возьмёт на себя управление ключевыми сервисами в сфере обеспечения офиса Яндекса, будет развивать их и выстраивать эффективные процессы.

Какие задачи вас ждут

Обеспечение соблюдения высоких стандартов сервиса в офисах
Вам нужно будет ежедневно контролировать состояние офисов (порядок, чистоту, состояние мебели и предметов интерьера), обеспечивая высокий уровень сервиса подрядчиками клининговых услуг, участвовать в регулярных встречах, составлять акты, проверять объёмы выполненных работ. В зоне вашей ответственности будут ежедневные обходы офиса по чек-листам и проверка устранения замечаний.

Проведение закупок товаров и услуг
Вы будете управлять закупками всего необходимого для жизнедеятельности офиса: продуктов питания и расходных материалов, посуды и медикаментов, оборудования и бытовой техники. Вам нужно будет анализировать рынок и предложения поставщиков, контролировать сроки и качество заказанных товаров, а также качество услуг, предоставляемых подрядными организациями (клинингом, флористами, техническими службами и прочими), участвовать в проведении тендерных процедур. Также в ваши задачи будут входить инвентаризации оборудования и бытовой техники, её списание и утилизация.

Работа с электронной системой постановки задач Яндекса и внутренними сервисами
Вам предстоит работать в электронной системе постановки задач: создавать тикеты и работать в них, контролируя дедлайны; проверять закрывающие документы и заводить счета и договоры во внутреннюю систему ORACLE; работать в других внутренних сервисах Яндекса; обновлять данные о подрядчиках; заказывать пропуска; вести электронный и бумажный документооборот в соответствии с внутренними правилами.

Управление бюджетом
Вам нужно будет ежеквартально участвовать в централизованном планировании бюджета локации по направлениям обеспечения: от планирования и обоснования до контроля его исполнения.

Анализ и развитие
Вы будете собирать данные, анализировать эффективность процессов и готовить отчёты и предложения по улучшениям для руководства, чтобы мы могли вместе принимать взвешенные решения.

Мы ждем, что вы

• Получили высшее образование
• Работали административным менеджером или менеджером АХО в офисе не меньше трёх лет
• Управляли офисными пространствами и коворкингами класса А
• Умеете работать с бюджетом, занимались аудитом и аналитикой затрат
• Эффективно работаете в режиме многозадачности, способны вести несколько проектов одновременно и расставлять приоритеты
• Пунктуальны, ответственны, внимательны, самостоятельно принимаете решения
• Ориентированы на результат и готовы отвечать за него, способны работать самостоятельно и в команде
• Легко вливаетесь в корпоративную среду, умеете выстраивать отношения с внутренними заказчиками и коллегами из смежных подразделений
• Уверенно владеете ПК, отлично знаете программы MS Office, в том числе Excel и сводные таблицы
• Позитивно настроены и дружелюбны