Помощник/ассистент руководителя

Кого мы ищем:

Мы ищем ответственного, внимательного к деталям и организованного

помощника руководителя с экспертизой в области кадрового и первичного

документооборота. Вы станете правой рукой руководства, обеспечивая не

только административную поддержку, но и системный порядок в документах,

что напрямую защитит компанию от серьезных финансовых и репутационных

рисков.

Обязанности:

Ваша ключевая миссия:

Навести порядок и создать надежную систему в кадровом и первичном

документообороте компании, взяв под контроль все связанные с этим

административные процессы.

Основные задачи и зона ответственности:

1. Кадровое делопроизводство и соблюдение законов (основной фокус):

Полный цикл работы с кадровыми документами: оформление приема,

перевода, увольнения (трудовые договоры, приказы, личные карточки).

Организация безопасного хранения и обработки персональных

данных сотрудников (разработка регламента, контроль доступа), включая

корректную рассылку расчетных листков.

Ведение воинского учета.

Работа с иностранными сотрудниками: отправка обязательных

уведомлений в МВД через «Контур.Экстерн» (о приеме/увольнении,

выплате зарплаты ВКС).

Ведение табелей учета рабочего времени, больничных, отпусков.

Контроль за наличием и актуальностью инструкций по охране труда.

2. Контроль первичного документооборота:

Мониторинг своевременного получения первичных документов (акты,

накладные, УПД) от контрагентов для беспроблемного закрытия отчетных

периодов.

Проверка правильности оформления путевых листов и другой

документации, влияющей на налоговые расходы.

Взаимодействие с бухгалтерией для оперативного решения вопросов по

документам.

Организация и поддержание архива (электронного и бумажного).

3. Административно-организационная поддержка:

Организация рабочего графика руководителя: планирование встреч,

поездок, напоминания.

Подготовка документов, презентаций, отчетов по запросу руководства.

Обеспечение офисной жизнедеятельности: контроль за канцелярией,

хозяйственными закупками, работа с поставщиками.

Ведение закупок на маркетплейсах (OZON, Wildberries, AliExpress и др.) по

согласованию.

Оформление командировок, доверенностей, работа с авансовыми

отчетами.

Курьерские поручения (почта, банк).

Требования:

Опыт работы от 2-х лет на позиции помощника руководителя, офис-

менеджера с ведением кадрового делопроизводства.

Обязательное знание основ трудового законодательства и 152-ФЗ

"О персональных данных".

Опыт работы с "Контур.Экстерн" (модуль МВД) или готовность быстро

освоить.

Опыт оформления первичных документов, понимание их значимости для

бухгалтерии и налогового учета.

Навыки работы с ERP-системами (1С, Битрикс24 и аналоги) — будет

преимуществом.

Высокая степень ответственности, исполнительность, внимательность к

деталям.

Отличные коммуникативные навыки, умение выстраивать процессы и

добиваться результата от контрагентов.

Уверенный пользователь ПК (MS Office, Google Docs).

Условия:

Значимую роль и реальное влияние: Вы защитите компанию от

штрафов и создадите порядок «с нуля».

Стабильную «белую» заработную плату от 80 000 ₽ на руки.

Оформление по ТК РФ, оплачиваемый отпуск и больничный.

Современный офис и комфортные условия работы.

Возможность профессионального роста в стабильной развивающейся

компании.