1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности непосредственного руководителя.
2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя.
5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
7. Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
8. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи.
9. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
10. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников).
11. Вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
12. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных руководителем приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
13. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
14. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
15. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
16. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Ключевые навыки
- Делопроизводство
- Деловая переписка
- Документооборот
- Входящая корреспонденция
- исходящая корреспонденция
- Деловое общение