Офис-менеджер (с функцией АХО)

Чем занимается офис-менеджер:

• Осуществляет контроль наличия необходимых работникам канцтоваров, расходных материалов, продуктов питания, контроль работоспособности бытовой и климатической техники общего пользования и формирует потребность для последующего заказа;
• Вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания, заводит оплату на ремонт;
• Осуществляет организацию рабочего места (мебель, рассадка) для новых работников, взаимодействие с ИТ, сотрудниками клининга;
• Участвует в организации переездов, заказе мебели, заключении требуемых договоров, информировании ИТ, сотрудников клининга;
• Участвует в проведении инвентаризации;
• Участвует в организация ремонта (частичного или полного): заключении и контроле исполнения договоров, и взаимодействии с подрядчиками;
• Осуществляет организацию поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера для заместителей генерального директора;
• Осуществляет проведение оплаты с ЮТС и АЛЬЯНС АВИА;
• Осуществляет проведение оплаты с ЯНДЕКС ТАКСИ, ЯНДЕКС ДОСТАВКА добавление пользователей, контроль отсутствия личных поездок.
• Осуществляет обмен в ЭДО, заведение в 1С договоров аренды ТС, договоров КАСКО, ОСАГО, договоров на техническое обслуживание ТС;
• Осуществляет ежемесячную оплату арендуемых помещений;
• Взаимодействует с работниками Общества в городах присутствия по возникающим вопросам аренды, оплаты счетов АХО;
• Осуществляет взаимодействие с клининговой организацией, охраной, ИТ и т.д.;
• Информирует работников общества по вопросам АХО и внештатных ситуаций;
• Оформляет заявки на расходование денежных средств в системе 1С: Казначейство в зоне своей ответственности;
• Участвует в документообороте как в 1С Документооборот, так и на бумажных носителях (внутренний/внешний); соблюдает установленные ЛНА требования по скорости и качеству делопроизводства, при необходимости, делает описи передаваемых документов;
• Участвует в сканировании и архивации документов, в т.ч. структурированное хранение во внутренних системах компании, в т.ч. на бумажных носителях;
• Участвует в составлении ежемесячной отчетности по Договорам комплексного сопровождения инвестиционной деятельности по Блоку заместителя генерального директора по персоналу;
• Участвует в отправке, получении, отслеживании отправлений Почтой России, курьерскими службами (взаимодействие с курьерами);
• Замещает секретаря административно-хозяйственного отдела на время его отсутствия (выполняет поручения руководителя, в т.ч. протоколирует совещания, запускает распоряжения, приказы, договоры и служебные записки в зоне ответственности ЗГД по персоналу).

Что мы ждем от кандидата:

• Знание делового этикета;
• Грамотная устная речь;
• Вежливость, организованность, исполнительность, ответственность;
• Умение пользоваться офисной и бытовой техникой.

Что мы готовы предложить:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня;
• Белая зарплата, перечисляемая на карту без задержек;
• 28 календарных дней оплачиваемого отпуска ежегодно (в соответствии с ТК РФ) + 3 оплачиваемых дня к отпуску;
• Два варианта рабочего дня на выбор: с 09:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00, сокращённый рабочий день в пятницу;
• Забота о здоровье: ДМС со стоматологией (добровольное медицинское страхование за счёт компании);
• Комфортный офис с удобной транспортной доступностью: близость к метро/остановкам, своя кухня (чай, кофемашина);
• Участие в масштабных государственных проектах:
  компания реализует проекты на основе государственно‑частного партнёрства в сфере модернизации городского транспорта. Сотрудники получают возможность участвовать в значимых для страны инициативах — реконструкции трамвайных сетей, внедрении умных транспортных систем;
• Стабильность и надёжность работодателя:
  как ведущий оператор в сфере транспортной инфраструктуры, компания демонстрирует устойчивый рост и долгосрочные перспективы. Реализованные проекты в Курске, Липецке, Ярославле, Перми подтверждают её финансовую устойчивость.