Обязанности:
-
1. Административное и организационное обеспечение офиса:
-
Поддержание порядка, чистоты и рабочей атмосферы в офисе.
-
Организация бесперебойной работы офисной техники (принтеры, сканеры, МФУ), закупка расходных материалов (бумага, картриджи).
-
Контроль за наличием канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров, питьевой воды и пр. Своевременное пополнение запасов.
-
Взаимодействие с арендодателем, службами эксплуатации здания, поставщиками (уборка, клининг, вывоз мусора).
-
Организация работы с курьерскими службами, прием и отправка почтовой корреспонденции.
-
2. Документооборот и делопроизводство:
-
Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, обеспечение ее своевременной доставки адресатам.
-
Помощь в подготовке, печати, копировании и сканировании документов (по запросу отделов).
-
Контроль за исполнением поручений и сроков.
-
Ведение архива документов (электронного и/или бумажного).
-
3. Прием гостей и коммуникации:
-
Прием посетителей, телефонные звонки на общую линию, первичное консультирование.
-
Организация встреч, бронирование переговорных комнат, подготовка их к мероприятиям (техника, вода).
-
Заказ такси для сотрудников и гостей компании.
-
4. Поддержка сотрудников и корпоративные мероприятия:
-
Организация процесса адаптации новых сотрудников: подготовка рабочего места, наборы канцелярии, ознакомление с инфраструктурой офиса.
-
Помощь в организации корпоративных мероприятий, дней рождений, заказа обедов.
-
Решение текущих бытовых вопросов сотрудников, связанных с офисом.
-
5. Прочая поддержка (в зависимости от потребностей компании):
-
Помощь в организации командировок (билеты, гостиницы).
-
Ведение учета абонементов/парковки.
-
Несложная помощь бухгалтерии или отделу кадров (подготовка справок, сбор подписей).
- Подготовка презентаций и рекламных материалов о деятельности компании;
Требования к претенденту:
-
Опыт работы офис-менеджером, администратором или секретарем от 1 года.
-
Уверенный пользователь ПК (MS Office, Интернет, базовая оргтехника).
-
Грамотная устная и письменная речь (русский, казахский языки).
-
Аккуратность, внимательность к деталям, исполнительность.
-
Коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость.
-
Умение работать в режиме многозадачности.
Условия:
- Заработная плата обсуждается при собеседовании;
- Испытательный срок 3 месяца.