Офис-менеджер

з/п не указана

Требуемый опыт работы: 1–3 года

Полная занятость, полный день

Обязанности:
  • Предоставлять полную административную поддержку генеральному директору (организация поездок, встреч и мероприятий, оказание другой поддержки по мере необходимости).
  • Координировать работу сотрудников административно-хозяйственной службы (ахо, курьер, секретарь, уборщик служебный помещений) компании или внештатных специалистов
  • Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
  • Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов, в том числе в электронном формате.
  • Встречать и провожать посетителей компании.
  • Отправлять и принимать почтовую корреспонденцию
  • Обеспечивать подготовку совещаний и заседаний дирекции: материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
  • Организовывать командировки сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, такси.
  • Обеспечивать офис канцелярскими товарами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для полноценной работы офиса.
  • Осуществлять контроль за надлежащим состоянием офиса и офисного оборудования, переговорных, комнат приема пищи. При выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывать специалистов для проведения ремонтных работ и технического обслуживания.
  • Взаимодействовать с арендодателями компании для заказа пропусков клиентам и посетителям, контроль парковочных мест, контроль договоров аренды.
  • Приготовление чая/кофе для высшего руководства компании и посетителей.
  • Участие в организации корпоративных мероприятий (заказ цветов на дни рождения сотрудников, украшение офиса к праздникам и т.п.)
  • Выполнять другие специальные задачи по мере необходимости.
Требования:
  • Высшее образование.
  • Опыт работы по функционалу офис-менеджера от 2 лет.
  • Отличные коммуникативные навыки, умение эффективно взаимодействовать с коллегами и руководством, опыт руководства командой АХО.
  • Нацеленность на качественные выполнения задач, умение организовать работу команды для бесперебойной работы офиса.
  • Знание делопроизводства.
  • Активная жизненная позиция, доброжелательность, умение работать с первыми лицами компании, высокий уровень организованности, исполнительности и ответственности
Условия:
  • Офис рядом с м. Войковская
  • График работы с 9.30 до 18.00
  • В подчинении секретарь, снабженец, курьер, уборщица

Ключевые навыки

Обеспечение жизнедеятельности офиса
Управление секретариатом
Организация мероприятий
Организация деловых поездок
Бронирование гостиниц
Делопроизводство
Поддержка работы офиса
Документооборот
Организаторские навыки
Визовая поддержка

Вакансия опубликована 24 сентября 2020 в Москве

Похожие вакансии