Статьи

Как подбирать персонал в новом регионе: кейс Mama Brands

Когда компании развиваются и осваивают новые рынки, увеличивается нагрузка на подбор. Как тут быть — расширять HR-департамент или искать помощи у технологий? Дарья Фильченко, директор по персоналу Mama Brands, рассказала, как улучшить показатели подбора, не нанимая новых сотрудников.

Рост компании — триггер для принятия решений

Mama Brands на российском рынке уже 7 лет: в компании разрабатывают и производят продукты для сферы красоты и здоровья. Сейчас у них два офиса, где работает около 100 человек. Сперва работали только в Воронеже, но весной 2019 года компания решила расширяться и появился офис в Москве. Запуск региона потребовал нового штата сотрудников, а значит — у рекрутеров появилось больше работы.

На тот момент HR-департамент состоял из трех постоянных сотрудников и одного на подхвате. Расширять отдел возможности не было, но нагрузка возрастала, поэтому решили: если нельзя увеличить человеческие ресурсы, нужно больше автоматизации. На помощь пришел Talantix — облачная CRM для рекрутмента.

Краткая справка о компании

  • Количество человек в компании: 100
  • 2 офиса: в Воронеже и в Москве
  • Количество человек в HR: 3
  • Количество вакансий в работе (среднее): 7–10
  • Специфика подбора: точечный подбор узких специалистов (бренд-директор, руководитель продуктового направления), узкие специалисты в маркетинге и продажах, в разработке продуктов, массовый подбор кладовщиков.

Как работали до открытия офиса в Москве

Пока компания работала в одном регионе, HR-команда использовала простые инструменты: Google-документы — для вакансий, резюме и другого текста, Excel — для воронок кандидатов и графика собеседований. Еще помогал HeadHunter — там можно комментировать резюме и перемещать кандидатов по стандартным этапам подбора. Но этого стало недостаточно:

  • скорость подбора с такими инструментами не позволяла выйти на нужные объемы;
  • не было времени давать отрицательную обратную связь;
  • всем было неудобно общаться — ни рекрутерам между собой, ни внутренним заказчикам с рекрутерами;
  • гора лишних папок в разных местах создавала ощущение хаоса.

Понятно, что в беспорядке и с неудобствами сильно падает эффективность работы. Когда вопрос встал остро, Дарья вспомнила о Talantix — она узнала о нем около года назад, но так и не попробовала. Теперь пришло его время.

Внедрить систему за 2 дня

Компании нередко не решаются внедрять специальный софт, потому что кажется, что это долго и трудно. А как на самом деле? У Mama Brands внедрение Talantix заняло всего 2 дня.

Вот как это происходило:

  1. Дарья просмотрела все видео со «Справки» внутри Talantix — это заняло около получаса.
  2. Опробовала новые знания — попрактиковала то, что увидела в инструкциях.
  3. Презентовала систему своей команде, и они вместе пересмотрели обучающие видео.
  4. Потом было обсуждение и совместная практика.
  5. Через два дня коллектив уже все освоил.

Совместная практика очень важна: то, что не заметите или не поймете вы, заметит и поймет ваш коллега, и наоборот. Через обмен идеями и замечаниями очень удобно учиться новому.

Начать экономить: 1 год пользования CRM = 1 зарплата рекрутера

В Mama Brands не скрывают цифры: сейчас Talantix обходится компании в 42 тысячи рублей в год для 3 рекрутеров. Наем еще одного штатного рекрутера обошелся бы в разы дороже. Если зарплата рекрутера — примерно 40 тысяч рублей на руки, то CRM окупится уже в первый месяц.

Развеять страх нового у команды

Внедрение прошло легко и быстро. Поскольку компания была интегрирована с HeadHunter, у нее не возникло проволочек с документами, не было задержек из-за предустановки программы. Сотрудники HR-департамента отмечали, что CRM простая и интуитивная. Конечно, есть опции, о которых не догадаешься без обучения, но в целом все логично и удобно. Были и нюансы. Сперва у команды закралось недоверие: а вдруг что-то случится — программа зависнет? Пропадет важный комментарий? Исчезнет резюме? Из-за этого рекрутеры дублировали комментарии и на hh.ru, и в Talantix. Со временем эта боязнь прошла: по факту за год использования не было никаких нареканий или проблем.

Только раз CRM не открывалась, но служба поддержки быстро ответила и решили этот вопрос за полчаса.

Оптимизировать задачи

С помощью Talantix компаниям удается ускорить поиск, освободив рекрутера от ненужной рутины и дав ему больше времени на стратегические задачи.

Вот какие задачи закрывают рекрутеры в Mama Brands с помощью CRM:

  • выстраивают четкий бизнес-процесс подбора, в этом им помогают создание своих этапов подбора, автоматический разбор откликов, импорт в СRM новых резюме из разных источников, добавление меток;
  • оперативно работают с кандидатами: объединяют двойников, создают шаблоны писем, отправляют письма группе выбранных кандидатов, общаются в WhatsApp;
  • оптимизируют работу команды: приглашают в систему нанимающих менеджеров, используют календарь встреч с ними, сохраняют историю работы с кандидатом, отслеживают движение кандидатов по этапам.

Давайте разберем некоторые из этих опций детальнее.

Отсеиваем лишних кандидатов вместе с автофильтром

В процессе формирования заявки на подбор команда рекрутеров устраивает брейнсторм: что обязательно для кандидата, а что не подходит. Например, компанию не устраивают сотрудники, которым нужен гибкий график и у которых при этом менее года опыта на сходной должности. Это можно отметить в автофильтре, и резюме соискателей с такими параметрами будут из неразобранных автоматически отправляться в отклоненные. Это просто и экономит массу времени.

Как подбирать персонал в новом регионе: кейс Mama Brands
Рекрутеру нужно один раз настроить автофильтры, и кандидаты будут автоматически переводиться с этапа на этап в воронке подбора

Используем шаблоны и не тратим время на письма

Дарья отмечала, что до использования CRM команде не хватало времени на ответ кандидатам, которые не подошли на разных этапах отбора. А сохранить положительный бренд работодателя хотелось. В итоге эта задача отлично решилась с помощью настройки шаблонов писем.

Шаблоны удобно использовать вместе с автофильтром. Установили параметры фильтра, CRM-система перебросила неподходящие резюме в «Отклоненные», и кандидаты получили обратную связь по созданному шаблону.

Как подбирать персонал в новом регионе: кейс Mama Brands
В письмо автоматически встраивается имя соискателя, название вакансии и подпись отправителя

В результате на обратную связь понадобится 2 минуты, а письмо будет индивидуальным.

Быстро импортируем резюме и распознаем двойников

Команда Mama Brands нередко занимается холодным поиском, поэтому им приглянутся инструменты загрузки резюме. Если раньше их нужно было скачивать, а потом сохранять в папках на компьютере, сейчас достаточно в один клик добавить в базу Talantix.

Еще одно неудобство — дубли резюме. Особенно это касается больших городов, где соискатели больше обращаются к услугам карьерных консультантов. Любой такой специалист посоветует клиенту сделать несколько версий резюме — под разные позиции и для разных компаний. В результате у одного человека может быть от 3 до 10 резюме, которыми он пробует откликаться на разные вакансии, а это создает сложности для рекрутера.

Talantix решает эту задачу — распознает дубли и позволяет объединять карточки кандидатов:

Как подбирать персонал в новом регионе: кейс Mama Brands

История общения с таким кандидатом тоже объединяется , что очень удобно, если меняется рекрутер — новый человек сможет быстро вникнуть в проект.

Помогает это и в случаях, когда соискатели откликаются разными резюме на разные позиции. Чаще всего за конкретной вакансией закреплен отдельный менеджер. Если вакансия одна, рекрутер еще может отследить дубли, но в рамках нескольких вакансий, с которыми работает команда, это сделать практически невозможно. С CRM это больше не проблема.

Контролируем работу в распределенных командах с помощью аналитики

Реальность пандемии, а с ней и удаленной работы показала, насколько важны правильные инструменты контроля. Когда руководство не видит, что сотрудник делает звонки, приносит распечатанные резюме, показывает кандидатов, кажется, что работа не движется.

В Talantix можно выгрузить отчет по активности каждого рекрутера, посмотреть статистику по любой вакансии. Это экономит время и мотивацию рекрутера — ему не нужно писать отчет вручную. А руководитель при этом спокоен — он в курсе дел и контролирует ситуацию.

WhatsApp и Viber: остаемся на связи без сохранения контактов

Раньше для общения с кандидатом в мессенджерах рекрутеру приходилось сохранять его контакты, теперь все намного проще. Из профиля соискателя в Talantiх есть быстрый переход на WhatsApp и Viber. При этом ответы кандидата автоматически появляются в системе. В Mama Brands этой опции очень рады, ведь с ней экономится время для действительно важных задач.

Не теряем важную информацию: помогут умные комментарии с автосохранением и настройкой приватности

Бывает, рекрутер оставит себе комментарий — впечатление о кандидате или какую-то другую важную информацию, а потом отвлечется и забудет нажать кнопку «Сохранить». В Talantix комментарий остается в поле ввода, даже если вы его не добавили. Теперь рекрутеру можно не бояться, что что-то потеряется и придется лишний раз копаться в памяти. Помимо этого можно выстраивать уровень приватности любого комментария — для себя, для всех или для конкретных коллег. Если вы проводите переговоры по зарплате и хотите не разглашать финансовые цифры, такая опция будет кстати. Или если есть другая чувствительная информация о будущем сотруднике, то можно под грифом приватности спокойно ее оставлять в системе, а не искать потом эти записи по блокнотам.

Проводим удаленное собеседование без лишних хлопот

Если за время удаленной работы ваша команда устала от бесконечных обменов Skype-логинами, общение в Microsoft Teams как раз для вас.

Как подбирать персонал в новом регионе: кейс Mama Brands
В календаре Talantiх можно создать встречу, и каждый ее участник получит ссылку

Дарья и ее департамент уже опробовали эту функцию и не хотят возвращаться к другим форматам видеоинтервью.

Скорость, удобство и качество подбора

Мы спросили у Дарьи, какими тремя словами она бы охарактеризовала Talantix. Она ответила, что это скорость, удобство и качество. CRM позволяет выводить подбор на новый уровень с минимальными затратами и без вовлечения дополнительных сотрудников. Также с Talantix можно не переживать за сохранность данных: они находятся в безопасности и используются в соответствии с российским законодательством.

Вакансии дня

Комментарии