Бизнес-ассистент в Family Office

В Family Office открыта позиция Бизнес-ассистента руководителя — специалиста, который берет на себя операционную, административную и организационную поддержку руководителя, помогает выстраивать порядок в задачах, документах, коммуникациях и ежедневных процессах.

Нам нужен человек с системным мышлением, высоким уровнем ответственности и уважением к структуре. Эта роль подойдет кандидату, которому важно работать в понятной системе, видеть результат своей работы, соблюдать сроки, держать задачи под контролем и поддерживать высокий стандарт исполнения.

Позиция предполагает прямое взаимодействие с руководителем, работу с конфиденциальной информацией, участие в личных, административных и организационных процессах Family Office. Поэтому для нас особенно важны надежность, пунктуальность, внимательность к деталям, деловая этика и способность доводить задачи до результата без хаоса и постоянного контроля.

Зона ответственности

• Операционная и административная поддержка руководителя в формате Family Office.
• Управление личным и рабочим календарем руководителя: планирование графика, встреч, звонков, поездок, напоминаний и приоритетных задач.
• Координация поручений и рабочих процессов: фиксация задач, контроль сроков, статусов, договоренностей и результата.
• Организация деловых встреч, поездок, мероприятий, логистики и сопутствующих процессов.
• Подготовка, систематизация и актуализация документов, таблиц, списков, отчетов, презентационных и рабочих материалов.
• Взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками, сервисными компаниями, партнерами и внешними контактами.
• Сопровождение встреч и переговоров при необходимости: подготовка повестки, фиксация решений, формирование follow-up задач.
• Контроль исполнения договоренностей после встреч, звонков и рабочих обсуждений.
• Решение личных, административных и организационных задач руководителя в рамках согласованной зоны ответственности.
• Поддержание порядка в информационных потоках, документах, задачах и коммуникациях.
• Работа с конфиденциальной информацией с соблюдением деловой этики, внутренней дисциплины и правил конфиденциальности.

Какой кандидат нам подойдет

Мы ищем человека, который умеет работать спокойно, точно и последовательно. Для этой позиции важно не просто “быть на связи”, а уметь организовывать процессы, держать фокус на результате и создавать порядок в зоне своей ответственности.

Нам подойдет кандидат, который:

• работает структурно, последовательно и без хаоса;
• уважает сроки, договоренности и правила взаимодействия;
• умеет планировать день и не допускает системных опозданий;
• внимателен к деталям, но при этом видит задачу целиком;
• доводит задачи до результата без постоянного напоминания;
• умеет фиксировать договоренности и контролировать их исполнение;
• спокойно работает в режиме многозадачности и меняющихся приоритетов;
• грамотно общается устно и письменно;
• умеет работать с конфиденциальной информацией;
• сохраняет деловой тон, корректность и собранность в коммуникации;
• стремится не просто выполнять поручения, а выстраивать понятный порядок в процессах.

Требования

• Опыт работы ассистентом, бизнес-ассистентом, административным ассистентом, офис-менеджером или персональным помощником от 1–2 лет.
• Уверенное владение ПК, офисными программами, календарями, таблицами и мессенджерами.
• Опыт работы с облачными сервисами, Notion, Google Workspace / Microsoft Office или аналогичными системами будет преимуществом.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Ответственность, пунктуальность, исполнительность.
• Высокая внимательность к деталям.
• Умение работать с большим объемом информации, задач и коммуникаций.
• Готовность работать с личными, административными и организационными задачами руководителя.
• Понимание важности конфиденциальности и деловой этики.

Условия

• Офисная работа по адресу: Ташкент, Мирабадский район, ул. Туркистан, 12А.
• Полный рабочий день, понедельник–пятница.
• Заработная плата: 3 000–5 000 USD.
• Финальный уровень дохода обсуждается индивидуально по итогам опыта, уровня самостоятельности и собеседований.
• Обучение внутри компании.
• Работа в стабильной системе с понятными задачами, зоной ответственности и правилами взаимодействия.
• Прямое взаимодействие с руководителем.
• Возможность профессионального и карьерного роста.

Уровень оплаты выше среднего, так как позиция предполагает высокий уровень доверия, работу с конфиденциальной информацией, прямую поддержку руководителя и ответственность за качество, точность и своевременность исполнения задач.

Этапы отбора

1. Вы присылаете нам свое резюме.
2. Запись видео-ответа — 1 минута.
3. Интервью с HR компании.
4. Интервью с руководителем.

Для этой позиции мы просим кандидатов записать короткую видео-визитку 1–3 минуты в течение 2 рабочих дней. Это стандартный этап отбора на должность ассистента, который помогает нам лучше познакомиться с кандидатом до собеседования и оценить деловую коммуникацию.

Мы работаем в правовом поле GDPR и NDA: хранение, копирование и передача данных третьим лицам запрещены.

Видео используется только для оценки деловой коммуникации, грамотности речи, общего соответствия требованиям вакансии. Никаких личных или не относящихся к работе вопросов не будет.

Пожалуйста, напишите нам во внутреннем чате HH, чтобы получить ссылку на сервис для записи видео-визитки.