Executive Assistant to the Head/Ассистент руководителя школы

Персональный ассистент Руководителя школы будет оказывать административную, организационную, коммуникационную поддержку, а также обеспечивать письменный и устный перевод для Руководителя (Head) Charterhouse Almaty.

Это роль высокого доверия в самом сердце руководства школы. Сотрудник будет обеспечивать бесперебойную работу офиса Руководителя, управлять коммуникациями и расписанием, содействовать в организации ключевых внутренних и внешних мероприятий, а также обеспечивать профессиональное, деликатное и культурно чувствительное взаимодействие с родителями, сотрудниками, представителями Charterhouse UK, операторами школы, государственными органами, VIP-гостями и внешними партнёрами.

Поскольку Charterhouse Almaty находится на этапе основания, сотрудник должен быть готов работать гибко, проявлять инициативу и поддерживать широкий круг задач, связанных с успешным открытием и развитием школы.

Ключевые обязанности:

Административная поддержка и управление офисом:

• Проактивно управлять расписанием, встречами, перепиской и организацией поездок Руководителя.
• Выступать первой точкой контакта для Руководителя, профессионально и дипломатично фильтруя обращения и запросы.
• Готовить брифинги, повестки и справочные материалы перед встречами и мероприятиями.
• Организовывать и вести протоколы ключевых совещаний руководства, отслеживать поручения и обеспечивать их выполнение.
• Поддерживать взаимодействие Руководителя с Попечительским советом, родителями, Charterhouse UK, операторами школы и внешними контактами.
• Поддерживать эффективную, организованную и профессиональную работу офиса Руководителя.
• Обрабатывать конфиденциальные и срочные вопросы с полной сдержанностью.

• Обеспечивать перевод на встречах и мероприятиях с участием казахо, русско и англоязычных участников.
• Переводить официальные и неофициальные письменные материалы между английским, казахским и русским языками, включая письма родителям, школьные публикации, речи, презентации, государственную переписку и официальную корреспонденцию.
• Помогать Руководителю в подготовке к публичным выступлениям, интервью и мероприятиям, обеспечивая деликатную и точную адаптацию ключевых сообщений для казахстанской и международной аудитории.
• Сохранять нюансы, сдержанность и культурную чувствительность при переводе деликатных вопросов.
• Обеспечивать точное и безупречное представление письменных и устных коммуникаций Руководителя.

• Содействовать подготовке и доработке речей, брифингов, отчётов и публичных коммуникаций.
• Сопровождать Руководителя на ключевых внутренних и внешних мероприятиях, помогая с гостеприимством, представлением участников, переводом, ведением записей и последующими действиями.
• Управлять последующей коммуникацией после мероприятий, встреч или выступлений в СМИ.
• Взаимодействовать с командами маркетинга и приёмной комиссии для обеспечения единообразия тона и посылов от офиса Руководителя.
• Способствовать тому, чтобы вся коммуникация от офиса Руководителя отражала стандарты, теплоту и профессионализм Charterhouse Almaty.
• Взаимодействие с родителями, сотрудниками и внешними заинтересованными сторонами:
• Выступать вежливым, профессиональным и культурно чувствительным связующим звеном между Руководителем и родителями.
• Содействовать деликатному и тактичному урегулированию чувствительных вопросов с родителями.
• Поддерживать Руководителя в создании уважительной, тёплой и доверительной атмосферы.
• Координировать коммуникации и обновления от Руководителя для сотрудников, родителей и других заинтересованных сторон по мере необходимости.
• Выстраивать позитивные рабочие отношения с коллегами по школе и внешними партнёрами

Поддержка проектов:

• Помогать отслеживать и продвигать стратегические проекты, возглавляемые Руководителем.
• Контролировать сроки, задачи и дальнейшие действия для обеспечения прогресса.
• Взаимодействовать с внутренними подразделениями для получения информации, обратной связи или вклада в инициативы Руководителя.
• Готовить презентационные материалы, брифинги и сводные документы по мере необходимости.
• Поддерживать ключевые приоритеты этапа основания школы, включая подготовку к открытию, аккредитационные визиты, крупные мероприятия и взаимодействие с заинтересованными сторонами.

Общие обязанности:

• Периодически работать по вечерам и в выходные дни в периоды пиковых школьных мероприятий и сроков, включая мероприятия по приёму, встречи с родителями, аккредитационные визиты и крупные публичные события.
• Разделять ценности Charterhouse: Доброта, Настойчивость, Ответственность, Моральное мужество и Открытость мышления.
• Демонстрировать профессионализм, сдержанность, теплоту и культурную чувствительность во взаимодействии со всеми.
• Выполнять иные разумные поручения по запросу Руководителя в поддержку развития школы.

Обязательные:

• Высшее образование.
• Свободное владение английским, казахским и русским языками — устно и письменно.
• Опыт письменного и устного перевода.
• Отличное знание орфографии, грамматики и пунктуации на английском, казахском и русском языках.
• Отличные навыки письменной и устной коммуникации.
• Сильные навыки межличностного общения и выстраивания отношений.
• Умение деликатно работать с чувствительными и конфиденциальными вопросами.
• Отличные навыки управления офисом.
• Быстрая и точная печать, ведение записей.
• Умение управлять расписанием, встречами, перепиской, мероприятиями, логистикой и сложным графиком на уровне руководства.
• Уверенное владение компьютером, высокая цифровая грамотность и понимание вопросов интернет-безопасности.
• Владение пакетом Office 365, включая Word, Outlook, Excel, Teams, OneDrive и SharePoint.
• Уверенное использование цифровых инструментов для совместной работы, коммуникации и координации проектов.
• Исключительное внимание к деталям и управление временем.
• Умение работать над несколькими задачами, самостоятельно расставлять приоритеты и работать под давлением, сохраняя стабильно высокое качество.
• Высокий уровень инициативности, честности и здравого смысла.
• Абсолютная сдержанность и лояльность.
• Тёплая, безупречная и профессиональная манера общения.
• Эмоциональный интеллект, здравое суждение и спокойствие в стрессовых ситуациях.
• Стрессоустойчивость, скромность и чувство юмора.
• Глубокое понимание казахстанских и британских профессиональных и социальных норм.
• Умение уверенно и уместно действовать в формальной и неформальной международной обстановке.

Желательные:

• Диплом вуза, где английский является основным языком обучения.
• Опыт подготовки или перевода письменных брифингов, речей или публичных материалов.
• Опыт составления корреспонденции высокого уровня или контента от имени высшего руководства.
• Опыт редактирования или написания речей, писем, статей или иного публичного контента.
• Опыт работы непосредственно с CEO, руководителем школы, директором или иным высокопоставленным лицом.
• Опыт поддержки высшего руководства в сфере образования, дипломатии, государственного управления, корпоративной или международной среде.
• Опыт управления внутренними платформами, базами данных или CRM-системами.
• Опыт поддержки важных проектов в динамичной среде.
• Опыт работы в стартапе, на этапе основания или в быстро развивающейся организации.
• Опыт межкультурной работы с англоязычными международными коллегами.
• Опыт работы с семьями экспатриантов, международными школами, посольствами, государственными органами или многонациональными организациями.